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如今，大部分公司的生存、成長都離不開ERP系統的支持。如同其它企業戰略一樣，ERP系統的升級也不能掉以輕心。事實上，從企業管理層的角度看，ERP升級早已不再是一件可有可無的事，ERP升級的權力也不是獨自掌握在IT部門的手中，它已經成為一種關鍵的戰略活動。因此，企業應該要了解ERP升級的必要性，掌握升級的時機以及升級前后需要部署的工作。

    前一段時間，公司委派我負責研究和判斷公司的老ERP系統升級的必要性和可行性。準備工作我雖然做了很多很多,但結果還是差點兒出了問題。這里與大家分享我的一些經驗總結，以作為前事不忘，后事之師。

    一．為什么要進行ERP版本升級？

    （1）什么是ERP系統版本升級？

    這里需要說明的是本文說的升級不同于ERP版本更新或打補丁，而是指大的版本升級。一般來說，ERP廠商會隨著產品的不斷穩定和功能的逐步完善而推出的小范圍的更新版本或者大的版本升級。例如，Oracle ERP產品R10有10.0至10.7八個版本，R11有R11.0.0至R11.0.3四個版本。一般來說，ERP大規模的版本升級主要取決于技術上的變化和業務功能上的完善；而小范圍的更新多數情況下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。

    ERP系統大版本升級主要有兩種原因：一是策略性的功能改進與提升，二是技術升級。具體來說，第一種是由于業務的變化引起對系統新功能的需求，即老系統不能滿足新業務的變化，需要對原有系統進行升級。第二種主要是技術上的變化，比如以前受網絡限制和技術限制，ERP系統選擇的技術方式多是基于C/S架構，現在則多采用B/S架構。因此，隨著功能模塊的增加、設計思想的改變和技術架構的提升，正常的版本更新和升級是很自然的事情。

    （2）企業內部原因：老系統難以適應企業管理模式的變化

    據圣經記載，耶穌罹難之時背上的十字架承載了過去一切的罪孽與苦難。同樣，老ERP系統也是企業身上不得不背負的沉重十字架。隨著時間的推移，老系統會越來越老化，效率也會越來越低。例如，十年前ERP系統用的是當時最新的技術，但從現在的眼光來看，舊的技術在解決同一個問題時表現實在很糟糕。雖然依賴老系統的熟悉情緒總是存在的，但其實我們更要接受老技術已經過時，不能再適應新的經營環境挑戰的現實。事實上，不斷升級ERP系統使其更好的運行，不斷提升運行效率，確保在變化的經營環境中的保持優勢才是重中之重。因此，當老系統難以適應企業管理模式的變化時，該升級的還是要主動升級，這是技術始終要為滿足業務需求服務的核心原則。

    （3）廠商外部原因：廠商停止舊版本的支持，客戶被迫版本升級

    廠商支持因素也是客戶被迫版本升級的原因之一，因為有些ERP廠商會對多年前的舊版本ERP產品停止技術支持。廠商的解釋是老ERP系統使用的技術已經落后，舊版本將不再適應新的業務需求并將逐漸退出市場，在這些舊版本上再投資（包括客戶和廠商）將是一種浪費，而且維護的代價會很高。這時，企業用戶從廠商方面將無法獲得老ERP系統的維護和服務支持，更嚴重的是老ERP系統所使用的舊技術的技術人員也大幅減少。如果不進行技術升級，老系統一旦崩潰，恢復時間將得不到保證，受到的影響不僅僅是使用的業務部門，而且可能是影響整個公司的運營。例如，當技術經歷從DOS時代到WINDOS時代、從C/S架構到B/S架構、從局域網時代到互聯網時代等變化時，企業客戶也需要對ERP產品進行適時升級，否則就會處于競爭劣勢。

 二．判斷ERP是否需要升級的幾個要點

近年來，許多企業由于發展迅速以及管理水平的提升，吐故納新進行ERP升級的需求紛紛浮出水面。但是，對于企業來說不可能像升級WINDOWS系統一樣簡單的對待ERP升級，企業需要考慮ERP升級的業務必要性、資金投入、升級繁簡程度、工作量、人員安排和升級風險等各方面問題。ERP升級牽扯著企業每一個人的神經，同時也連著企業的每一根血脈，必須要慎重考慮以下幾個問題:

（1）系統升級的業務需求是否有必要？

    一般來說，ERP經過版本的升級后，會出現很多新的功能。但是這些新的功能企業是否用得著，或者說這些新功能所能夠帶來的價值，跟企業ERP升級過程中所面臨的風險是否對稱，這些都需要細心評估。其實ERP升級跟操作系統升級非常的類似，很多看起來非常花哨的功能，在實際工作中卻很少用到。因此，如果升級后能夠在很大程度上改善企業現有的管理，或者說某項新功能剛好可以彌補當前的不足，那么就可以考慮升級。相反，如果新版本的新增功能對于企業來說可用可不用的話，那么就沒有必要進行升級。也就是說，判斷是否需要升級，要看中其實際可能帶來的價值，而不是為了追求技術上的先進性而升級。

    （2）數據遷移和二次開發是否能妥善處理？

    有句話形容數據在ERP的地位，就是"三分技術、七分管理、十二分數據"。升級系統意味著現有ERP系統中的有效數據要導入新系統。能否有效的導入數據，這對ERP系統切換以及新系統是否正常運行有著重要影響。尤其是在現有ERP系統運行數年，積累了上百GB數據的情形下，更需要仔細衡量歷史數據的遷移方式和方法。因為ERP升級由于涉及到某些功能的變更，決不僅僅是數據庫在不同存儲設備之間的遷移那么簡單，它更像是對以前ERP數據以及ERP業務流程的重新審視和考核。數據遷移稍有不慎，便會造成新系統不能正常工作，這與簡單的數據庫遷移有著本質區別。

    另外，許多企業的老ERP系統大多會有許多客制化的二次開發應用，而這些量身打造的功能，往往也會成為ERP升級最大的痛苦。因此，每一次的ERP系統版本升級，都必須要先評估是否有能力處理好老系統的二次開發的功能，否則就會造成業務運作的中斷。

（3）系統升級的時機是否恰當？

    ERP系統升級的工作量不亞于一次新的系統實施的工作量，因此不僅要認真考慮業務需求對系統升級的必要性，同時也要考慮如果需要升級的話，在什么時候進行升級比較好。一般來說，最好是選擇在企業業務比較空閑的時候。例如，有些出口企業在圣誕節前幾個月是生產銷售的旺季，那么此時最好不要進行系統升級。因為系統升級本身就是一件麻煩的時候，忙中添亂只會更適得其反。所以，最好將系統升級的時間定在企業的生產淡季，避開企業繁忙的高峰期，以保證新舊系統交替的穩定性。

 （4）系統升級的資金成本是否準備好？

    俗話說:巧婦難為無米之炊。也許現有系統的技術是陳舊的，界面也是難看的，但升級ERP軟件前絕對不能忽視對預算資金的評估，因為資金是ERP升級無法回避的要素。所以，企業在判斷是否需要ERP升級時，除了考慮公司發展的業務需求外，關鍵還要考慮升級的資金費用是否已經準備好。否則，由于資金不到位而造成項目半途而廢，就更得不償失了。

 三．穩妥判斷老ERP是否要升級的步驟

    ERP系統的升級改造，應該要保證穩定和平滑過渡的基礎上，使其跟上業務發展的步伐，滿足企業長遠發展的目標。這就要求我們必須要有計劃、要重視風險和避免沖動行事。以下是我公司判斷ERP是否需要升級的幾點血與淚的經驗總結：

  （1）成立評估小組，評估ERP升級的必要性

    企業進行老ERP系統升級前需要先成立評估小組，人員包括業務部門和IT部門等多方面的人才。這個小組負責定義和考察老系統的各種利弊和新升級功能的優勢評估。其中包括時間跨度、資源要求、預算能力和投資回報分析。因為對于任何公司而言，盲目的升級ERP系統都是不可取的，其中不但牽涉到是要花費人力、物力等成本，而且盲目升級還可能會導致商業流程運轉中斷。所以，ERP的升級戰略首先應要評估升級的必要性，不但要取得管理層的支持，而且要與企業的長期與短期戰略規劃保持一致。(

（2）分析升級前后系統的優點與不足

    這是判斷是否需要升級的核心一步。只有明確分析升級前后系統的優點與不足，才可以做到有的放矢。主要包括老系統無法滿足的業務需求、新系統的功能特點、業務流程先進性以及新系統運行效率等。例如，分析目前老ERP系統能不能滿足目前企業發展的業務需求？如果能，僅僅是界面問題就沒必要換，因為企業要的是效益和效率；如果確實不能滿足企業發展的業務需要，在成本允許的條件下就要堅決升級。除此之外，還要從數據安全、軟件兼容等多方面做出升級的風險分析和風險評估，提供給決策部門參考，以保證升級決策的正確性。

    （3）評估技術能力，保障升級平滑過渡

    ERP系統在升級過程中不可避免的會出現各種技術問題，IT部門作為ERP升級的主導部門，一定要為業務部門提供及時可靠的技術支持。因此，雖然企業正在應用老ERP系統，但是還需要確認企業是否已經準備好升級需要的能力支持，包括技術能力儲備、技術人員儲備等。要避免由于技術能力不足造成的不必要損失，和盡量避免草率升級帶來的負面影響。否則，將會嚴重影響業務人員對系統的信賴感和接受度，不利于系統的平滑過渡。例如，升級過程中錯誤不斷、補丁不斷。

    （4）充分利用現有資源，做好溝通工作

    最后，判斷老ERP系統是否需要升級還應該要充分與相關人員溝通。例如，公司各層人員的意見、建議都會給ERP系統的升級提供很大幫助。同樣，不管現有老ERP系統如何雜亂無章，公司在計劃升級系統前一定要先充分利用好現有的應用系統，而且在進行老系統升級時，要確保現有的資源能被充分的利用。

    總而言之，無論ERP系統是決定進行升級還是保持現狀不動，企業都要從實際出發，明確自身的實際需求和真實情況。否則，砸更多的錢進去升級還是會打水漂。只有在對關鍵因素進行權衡輕重前提下，再從均衡的角度出發，才能決定老ERP系統是進行升級還是暫時保持現狀。