物料檔案（存貨檔案）的整理與系統錄入是ERP實施過程中非常重要的一個基礎數據準備與完成工作之一，它關系到企業對物料進行全局規劃的正確性、更關系到后續ERP實施能否按計劃進度進行及上線后數據的準確性，因此ERP中與物料檔案相關的培訓工作一般都是在ERP項目啟動后就馬上著手處理。
說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于系統的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其它需要編碼的任何項目等。
物料編碼的意義：
物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。
下面是物料編碼設置的一些基本原則：
一、求唯一
通常情況下，只要物料的物理或化學性質有變化，只要物料必須要在倉庫中存儲，就必須為其指定一個編碼，即通常所說的一物一碼。比如某零件要經過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須編制不同的物料編碼。
二、分類別
在編碼時，一般會按一定的分類方式對編號進行分類，這樣，在日常的查詢或報表列印時，同類的資料才能排在一起，便于我們比較和匯總統計等。通常我們在對物料進行編碼時，會按大類－中類－小類－流水號的形式進行編碼，比如，第一碼表示大分類，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼表示中分類，第四、五、六碼表示小分類，最后是三位的流水號，通過這樣的分類，我們可以保證相同類的物料在做統計分析時是可以排在一起的。
三、勿有意
我們在給客戶輔導編碼時，非專業性的人員通常都要求讓編號反映某些意義，使得編號容易記憶或者可以望“字“生義，常常會將英文單詞的首幾位或縮寫字母編在編號上；再有，還要把物料的規格、尺寸等屬性也要反映在料號中。在資料量不大時，這種編碼方式的確可能比較方便，使用起來可能會比較符合使用者現時的習慣，但是當資料數量越來越大時，要記憶的東西太多了，實際上已經達不到當初設想的易于記憶的目的了，結果給后續新增編碼造成很大的困擾，無法進行新增編碼的編制。
在很多企業中，常常就是為了要整理理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得非常困難，經常會組織很多部門，來討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去，耗費了大量的人力、物力和時間，經常是編到一半發現無法編制下去。比如，我們在編電阻的編碼的時候，客戶人員常常會要求將阻值、材質加到編碼中，甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質。結果日后有新增的物料時，卻發覺實在很難遵行原來的原則進行新物料的編號工作。
其實，料號僅是物料的代碼。是為了便于計算機系統管理，而給的一個編號而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證號碼一樣。這樣，即使有上萬條物料，也可以在短短的兩、三周內就完成所有的編號工作。
在國外，有許多公司干脆就用亂數法則直接賦予物料編號，而絲毫不會影響電腦作業的運行。因為在交易數量龐大的信息化作業中我們不需要也不可能去記憶每一個料號所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱規格，而所有的資料在列印或顯示時，名稱規格都可以隨著料號出現。
四、避變化
如果資料的某項屬性在未來有可能會發生變動，則絕不應該將此項屬性納入到編號中。否則，一旦發生變動時，是否要修改編號及如何進行修改都將會是一個十分困擾的抉擇。常見的如員工編號，員工所屬部門就不應該納入員工編號中，因為部門的調整或是員工調動部門都可能會經常發生；另外如客戶所屬的地區，業務員分管區域等等皆是如此。通常，在系統上，可以用單獨的欄位來記錄這些屬性。
五、數字好
編碼優選全部用阿拉伯數字來編號。一則可提高填寫、錄入編號的效率，二則避免數字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話，則英文字母優選排在編號的前幾碼，且位數必須一致。一定要避免英文字母與數字混雜使用的情況。
在編碼中，有些客戶人員為了使編號段落分明而要求在編號中使用“－“符號，或者在編號中夾雜“*”、“/”等特殊符號。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編號時亦會造成不便，因此優選避免采用。如果非用這些符號不可，則應該規定固定符號出現的位置，否則一定會產生困擾。
六、力求短
編號的長度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率。同時，也大大降低出錯的機率。如果一個編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫中會非常困難，也非常容易出錯。通常在8---12位之間會比較好，既能滿足一般編號容量的要求，也能較好的反應適當的重要屬性，且便于記憶、錄入等。
七、長統一
編號長度統一，可以使我們在閱讀或錄入時很容易發現編號長度不對，有漏輸或多輸。如果實在做不到編號位數統一，則至少要求同一類的位數要統一。比如，對ATO制造企業來說，可能會存在半成品數量相對成品要少的情況，在編號長度上，很難讓半成品和成品的編碼長度統一，那我們可以讓成品類的編號長度保持統一，半成品類的長度保持統一，如，成品是10位，半成品則是8位。另外也可以通過補「0」的方式來保證確保編碼長度統一。
八、用跳號
隨著企業的發展，每天都會有新的物料出現，需要增加新編碼，所以在編碼時，編碼的擴充性非常重要，而如何才能實現編碼的擴展性呢？通常我們用跳號的方法來實現。比如在分類號中預留一些空號以便日后可以插入，同時也可以加大相應分類的編碼容量，如050---080可以編成同一個小類。在實際編碼中，此項原則往往會被忽略掉，而此項原則最能體現我們的專業性，是檢驗我們的編碼能否經的起時間考驗的重要原則，請切記！
示例：成品、半成品編碼原則
| 分類范圍 |
客戶類別 |
機種型號類別 |
成品工藝類別 |
流水號 |
規格描述 |
| 1：成品 3：半成品 |
01:美的 |
01：抽濕機 |
01:注塑 |
0001~9999 |
機種+名稱 |
| 02:東芝 |
02：分體機 |
02:燙金 |
| 03:松下 |
03：窗機 |
02:絲印 |
| 04:歐科 |
04：柜機 |
03:移印 |
| 05:華凌冰箱 |
05：冰箱 |
04:噴涂 |
| 06:華凌空調 |
06：洗衣機 |
05:電渡 |
| 07:高木 |
07：音箱 |
06:焊接 |
| 08:金寶腎 |
08：醫療用品 |
07:粘貼(海棉\絨布等) |
| 09:本田制鎖 |
09：汽車部品 |
08:組裝 |
|
99：其它類型 |
99:其它 |
|
10~98擴展用 |
09~98:擴展用 |
|
|
|
|
|
|
| 98:本廠 |
|
|
| 99:其它客戶 |
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| 14~97擴展用 |
|
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例如：1 01 01 07 0001
FA抽濕機水箱組件
表示：成品類 美的 抽濕機 組裝 流水號
400 186 1886
