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OA系統(tǒng)對于一個新手來說，很多人都弄不清楚都應(yīng)該具備哪些基礎(chǔ)的功能模塊，哪些模塊是在企業(yè)的辦公過程中使用的頻率最高。

據(jù)軟件協(xié)會公布2017年OA系統(tǒng)軟件使用報告統(tǒng)計(jì)，企業(yè)在使用OA系統(tǒng)的過程中使用最多的模塊有3個部分，流程管理、公文管理、信息發(fā)布3個功能模塊，這其中人力資源、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門的OA信息化內(nèi)容流轉(zhuǎn)程度最高。

OA系統(tǒng)經(jīng)過30年的發(fā)展，功能需求變化已經(jīng)日新月異，但是企業(yè)辦公的基礎(chǔ)需求基本一致，OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能有16個模塊，這16個模塊基本可以滿足政府、企事業(yè)單位的辦公需求。

企業(yè)CIO在選型的時候，不妨自己可以到各個OA系統(tǒng)廠商的試用網(wǎng)址進(jìn)行功能試用。

目前國內(nèi)提供免費(fèi)OA的有點(diǎn)晴OA，提供在線試用付費(fèi)OA系統(tǒng)的有泛微OA、致遠(yuǎn)OA、華天動力OA、藍(lán)凌OA、金和OA、通達(dá)OA等。除點(diǎn)晴OA以外，其他OA系統(tǒng)的試用都需要用戶先進(jìn)行注冊，OA系統(tǒng)廠商通過這種方式得到用戶信息，與用戶聯(lián)系后發(fā)放免費(fèi)試用測試賬號。點(diǎn)晴OA官網(wǎng)則無需注冊可以直接試用。

1、通知公告

企業(yè)使用較多的功能就是通知和公告，這個基本上是企業(yè)全員使用的一個功能模塊，OA系統(tǒng)的通知公告包括起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個小功能應(yīng)用。

2、文件公布

OA系統(tǒng)的文件公布功能是企業(yè)使用頻率較高的一項(xiàng)模塊，同時也是全員使用的頻次較高的功能，文件公布包括文件的起草、審核、發(fā)布，提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索7個功能小模塊，這個功能與通知公告功能相近，但是文件公布通常會附傳文檔附件，目前市面上主流的OA系統(tǒng)基本都支持WORD格式的在線閱覽。

3、文件交換

OA辦公系統(tǒng)革新了企業(yè)傳統(tǒng)辦公的紙質(zhì)文件的交換形式，以電子文檔的方式實(shí)現(xiàn)了部門與部門，部門與個人，個人與個人三者之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類入庫。滿足了企業(yè)文件交互的辦公需求，同時也是無紙化辦公的重要進(jìn)步。

4、信息發(fā)布

OA系統(tǒng)都會支持欄目自定義、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義、信息展示位置自定義，支持在線編輯和圖文混排，支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。

企業(yè)在使用信息發(fā)布功能時，自定義功能是OA系統(tǒng)發(fā)展隨著企業(yè)發(fā)展變化的重大變革，既符合企業(yè)發(fā)展所需，同時也是OA系統(tǒng)進(jìn)化的重要步驟。

5、資料中心

OA辦公系統(tǒng)的資料中心，是企業(yè)資料分類存儲的重要功能模塊，從管理員的角度，資料中心是管理后臺的重要功能模塊，資料分類的創(chuàng)建，資料的添加、修改、刪除、共享、檢索，相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。

6、流程管理

OA系統(tǒng)真正能夠形成體系，幫助企業(yè)形成競爭力的主要是企業(yè)對“工作流”的應(yīng)用。OA系統(tǒng)最基礎(chǔ)的應(yīng)用之一就是工作流程的管理。

OA辦公系統(tǒng)的流程管理主要用于對日常辦公審批流程的處理，它可通過申請、上報、審批、發(fā)放等流程動作來設(shè)置工作流程并對其進(jìn)行查詢和監(jiān)管等。常見的流程包括發(fā)文、收文、業(yè)務(wù)審批，內(nèi)容起草和制發(fā)、文件傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦，部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請、采購申請、報銷、請假等。主要功能包括：待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控。

工作流說起來“復(fù)雜”，實(shí)際應(yīng)用更為復(fù)雜，筆者測試過點(diǎn)晴OA、泛微OA、致遠(yuǎn)OA、藍(lán)凌OA、通達(dá)OA、金和OA、華天動力OA，每家公司的工作流設(shè)置都非常有特色，從技術(shù)手段上看，點(diǎn)晴OA不但是永久免費(fèi)的，而且工作流程可視化操作界面最為易用，無需編程就可以設(shè)置工作流程，對于使用者來說親和度最高。

7、辦公用品管理

辦公用品管理部分，一般是行政部門或者采購部門使用較為頻繁的一個功能，行政部門負(fù)責(zé)計(jì)劃，采購部門負(fù)責(zé)按照計(jì)劃進(jìn)行辦理，而財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督，所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫、出庫，辦公用品申購、申領(lǐng)、審批，辦公用品的修改、刪除、查看詳細(xì)。以上3個部門對這個模塊的使用的頻次最高，至于個人的辦公用品申請功能實(shí)際可能是每個月一兩次而已。這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公用品申領(lǐng)搬移到OA系統(tǒng)，申領(lǐng)查詢更為便捷。

8、客戶關(guān)系管理

這個功能模塊，多是業(yè)務(wù)部門在使用，早期OA系統(tǒng)出現(xiàn)時，王志東的點(diǎn)擊科技的OA系統(tǒng)就包含了客戶關(guān)系管理部分，所以客戶關(guān)系管理成為OA系統(tǒng)的一個傳統(tǒng)模塊保留了下來。

客戶關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶交往過程中所形成的客戶信息資料，企業(yè)自行定制的客戶信用分析報告。建立合格的客戶檔案是企業(yè)信息管理的起點(diǎn)，是企業(yè)日?；A(chǔ)性工作。

客戶關(guān)系管理系統(tǒng)包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能，現(xiàn)在釘釘?shù)匿N幫幫CRM的功能基本上就是客戶關(guān)系管理系統(tǒng)。

9、人力資源管理

OA系統(tǒng)的人力資源管理是專業(yè)HR版本的簡化版本，一般只滿足企業(yè)人力資源部門的基本人力資源管理所需，如果是專業(yè)級別的人力資源公司使用，那就要購買專業(yè)的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫管理、招聘管理、公司或部門用人申請、公司用人匯總、人事檔案管理。

很多公司在選型OA系統(tǒng)時，CIO主管都會咨詢?nèi)肆Y源部門的需求，而人力資源部門在提供需求的時候，大多都是參考專業(yè)HR軟件的功能進(jìn)行功能定義，這個是不現(xiàn)實(shí)的，目前國內(nèi)的OA系統(tǒng)軟件都達(dá)不到專業(yè)級HR軟件的作用，一般只能滿足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統(tǒng)時，千萬不要掉進(jìn)“人力資源管理”陷阱。

10、個人辦公

OA系統(tǒng)的個人辦公部分，實(shí)際上是個人自我計(jì)劃管理部分，是滿足自我學(xué)習(xí)和自我監(jiān)督的重要功能模塊，個人辦公包括計(jì)劃任務(wù)管理(任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤、任務(wù)反饋與提醒);個人日程安排與提醒，通訊錄管理、短消息發(fā)送、接收、回復(fù)與提醒等。

個人辦公功能目前在移動辦公端使用頻率較高，企業(yè)員工可以通過個人辦公進(jìn)行自我時間管理，對個人計(jì)劃進(jìn)行閱覽、修正。是企業(yè)員工使用較多的功能。

11、電子郵件功能模塊

企業(yè)郵箱功能，是企業(yè)內(nèi)部與內(nèi)部、內(nèi)部與外部之間聯(lián)系的一個橋梁，通過公司自己的OA系統(tǒng)電子郵件功能，可以統(tǒng)一對員工的業(yè)務(wù)郵件進(jìn)行統(tǒng)一管理，既統(tǒng)一提升企業(yè)形象，又有助于業(yè)務(wù)信息的管理，防止重要客戶信息丟失，電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。

企業(yè)電子郵件功能可以統(tǒng)一網(wǎng)址后綴，讓員工有歸屬感，同時也可以提升企業(yè)在客戶眼中的價值地位。

12、網(wǎng)上論壇

網(wǎng)上論壇部分，實(shí)際上公司內(nèi)部知識分享，內(nèi)部社交的重要板塊，人力資源部門會比較重視網(wǎng)上論壇功能需求，企業(yè)可以可以自行設(shè)置分論壇和議題，為員工提供了一個信息交流、溝通和問題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，企業(yè)管理部門也可以進(jìn)行咨詢、解答和收集意見。

網(wǎng)上論壇部分一般也是OA系統(tǒng)生成個人門戶的重要內(nèi)容板塊之一。

13、事務(wù)管理

OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能還包含事務(wù)管理模塊，這個模塊包括留言回復(fù)、車輛管理、會議室管理。留言版在系統(tǒng)里面提供了一個實(shí)名和匿名方式的留言管理功能。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會議室的使用申請、查詢、管理等。

14、考試管理

考試管理是企業(yè)知識管理和知識學(xué)習(xí)的重要板塊內(nèi)容，早期的OA系統(tǒng)在定義的時候，都會強(qiáng)調(diào)知識管理的功能，實(shí)際上就是考試管理部分，考試管理一般包含自定義的考試系統(tǒng)，包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評分。

OA系統(tǒng)實(shí)際上是國內(nèi)政府辦公的一個產(chǎn)物，考試管理在政務(wù)版尤為重要，政務(wù)工作人員可以通過這個模塊進(jìn)行政務(wù)常識、廉政知識、法律知識等知識的學(xué)習(xí)。

15、系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能使用最多就是OA系統(tǒng)的管理員，包括用戶、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權(quán)限配置管理功能是按照企業(yè)員工職能、職務(wù)進(jìn)行權(quán)限分配的重要功能。

16、OA辦公精靈（含PC客戶端和手機(jī)移動端）

這是由一個類似于微信或QQ的手機(jī)版APP、一個類似QQ的客戶端軟件構(gòu)成，和OA辦公系統(tǒng)集成于一體，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時提醒和審批、在線用戶的顯示、簡易實(shí)時聊天功能，短消息顯示及回復(fù)等功能。

每個OA廠商叫法不同，點(diǎn)晴、泛微、致遠(yuǎn)、華天動力、藍(lán)凌、金和、通達(dá)等都具有這個功能模塊，這個功能應(yīng)用于PC電腦端和手機(jī)APP端，用戶不需要啟動OA界面就可以直接訪問使用OA。

OA系統(tǒng)還包含很多其他的功能，但是這16個功能模塊基本都可以滿足企業(yè)日常辦公所需，諸如個人門戶、微信整合、釘釘整合等都是根據(jù)企業(yè)所需進(jìn)行增加或者刪減。萬變不離其中，有了這16個功能模塊作為基礎(chǔ)，企業(yè)就可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行針對性的設(shè)計(jì)開發(fā)。