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    在實際工作中，企業不應該只有一個ERP系統，還應該有多個信息化系統同時來幫助用戶管理企業，比如郵件系統、BI系統、產能分析系統等。不過可惜的是，在很多企業這些系統依然是各自為政。事實上，這些系統都具有一些共同的內容，如果各自為政，不但會增加用戶的工作量，而且會降低系統本身的價值。因此，在實際工作中，就需要將這些系統進行一些必要的集成。本文將主要為各位讀者介紹在制造業ERP后續系統優化中，如何將ERP與其邊緣產品進行集成，以及此過程中的注意事項。

一、郵件系統，讓郵件成為ERP系統的看門人

    作為企業的財務總監，希望每天早上一打開郵件，就能夠看到昨天收回了哪些款項，這個星期預計要收回哪些款項；作為倉庫經理，需要了解今天的發貨計劃、安全庫存信息；作為銷售總監，需要知道上一個工作日的接單情況、今天的出貨計劃等。這些信息都來源于ERP系統。按照傳統的思路，一般會有相關用戶從系統中將數據導出來，然后再發送給相關的人員。不過這么操作的時效性比較差，而且要依賴于操作者的責任心。如果負責操作的員工不夠盡心，那么相關人員就可能收不到這份資料。

    其實在實際工作中，完全可以將ERP系統與郵件系統集成，讓系統在規定的時間內自動發送相關信息。這不但可以減少工作量，而且還可以提高系統數據的準確性。因為這份報表中的數據是由系統自動產生，沒有經過人工進行轉發，為此管理員收到的數據與系統是一致的。這無疑會讓用戶加強對系統數據的維護。

    讓系統自動發送郵件，其實有兩種方式：基于時間和基于動作。如果需要讓系統定時發送郵件，如每天晚上12點系統自動計算安全庫存并生成相關報表，則可以通過基于時間的方式來實現。如果是需要在出納每收回一筆款項時，系統都要自動發送郵件給用戶，則可以通過基于動作的操作方式。通常情況下，可以通過系統設置來實現到底是按時間還是按動作來觸發。在后期系統優化時，筆者往往會建議同郵件系統進行集成。一方面這個集成相對來說比較簡單，另一方效果卻比較明顯。

二、移動商務，讓ERP系統插上飛翔的翅膀

    用過移動或者聯通的用戶，大概都使用過短信業務，如通過手機短信查詢話費、取消或者申請某個業務等。其實這就是移動商務的雛形。通過移動商務，可以脫離ERP系統平臺的限制。只要手機在手，就可以在ERP系統上辦理一些簡單的業務，如數據查詢、電子簽核等。比如銷售經理在外出差，如果現在某個業務員接到一張訂單，需要由銷售經理來審核，該如何處理呢？要么等到銷售經理回來再下單，要么由其他用戶代理審核。無論采用哪一種方式，都不是很方便。現在設想一下，如果用戶在系統中輸入好訂單，然后將審批申請通過手機短信發送給銷售經理，銷售經理則可以在手機終端上輸入口令，如Yes或者No，對銷售訂單進行審批。可見通過移動商務平臺，可以讓ERP系統擺脫網線的束縛，在任何地點、任何地方都可以非常方便地訪問ERP系統。特別是隨著3G技術的推廣，更讓移動商務與ERP系統的集成前景遠大。

    不過，在實現移動商務時，菜單的設計非常關鍵。由于手機屏幕等限制，手機終端往往不能夠反映很詳細的信息，為此在設計功能時，應該遵循簡潔、實用的原則。比如一些報表，就不適合通過手機終端來實現。通常情況下，可以通過手機終端實現單據的審核、200字以內信息的傳遞（如什么時間收到了什么客戶的多少貨款）和簡單的查詢（如要查詢某一天總共接到了多少訂單）等。在設計移動商務平臺時，我們可以借鑒中國移動的手機短信平臺，通過一個固定的號碼發送數字，來實現某個特定的功能。

三、BI業務，讓ERP的數據產生價值

    ERP系統從本質上來說是一個記賬系統，不具有數據分析的功能。比如一個使用ERP系統兩年的企業，在系統中已經積累了相當多的基礎數據。現在用戶需要對這些數據進行分析，比如根據20/80原則，企業80%的利潤是有20%的產品產生，那么這20%的產品到底是哪些呢？ERP系統就無能為力了。

    此時BI商務智能分析工具上場了。我們可以做一個形象的比喻，ERP系統就好像是一塊土地，而ERP系統中的基礎數據就好像是土地上的草。我們都知道，草的價值并不是很大。但是，如果牛吃了草，然后產生的牛奶，其價值就會翻好幾倍。在這里，BI系統就充當奶牛的角色。通過對ERP系統基礎數據的分析，能夠得到一些有價值的結論，如KPI分析等。

    現在市場上成熟的BI軟件也比較多。不過他們有一個普遍的缺點，即BI系統往往是獨立的。也就是說，如果需要利用BI軟件來進行數據分析，還需要根據BI系統要求的格式，對ERP系統中的基礎數據進行轉換。這個轉換的過程，不僅要占用用戶的時間，而且多了一個中間環節，其出錯的幾率也會增加許多。

    為此筆者建議，對于已經有ERP系統的企業，在優化時不妨考慮直接在ERP系統上來實現BI數據分析的功能。其實，也有不少ERP軟件廠商已經看到了這個機遇。他們將BI功能設計為ERP系統中的一個模塊。如果企業需要BI功能，只需要再購買一個模塊即可。不僅可以減少系統集成的麻煩，而且還可以實現兩個系統之間的無縫集成。如果各位讀者有這方面的需求，可以嘗試著從這個角度來解決問題。

四、產能需求，讓生產計劃不再處于無序狀態

    對于生產企業來說，排程是比較困難的一件事情。特別是對于小批量生產的企業，生產周期比較短，交貨期又比較緊，不做生產計劃，根本不知道什么時候可以完貨。而做了生產計劃，又一天到頭要進行更改。這讓企業生產管理人員處于兩難的境地。

    對于這一點，我們要學會透過問題看本質。其實生產計劃功能的產生，其本質原因有兩個方面：一是計劃的數據量比較大，二是計劃的變化大。我們如果能夠抓住這兩個問題的本質，那么解決起來就容易多了，完全可以通過信息化管理軟件來處理這兩個問題。對于計算機來說，這么點數據量、這么點變化，對它來說是小兒科。有時候用戶可能需要分析一天，而系統只要幾分鐘就可以搞定。

    在ERP系統上線兩到三年之后，筆者都會建議企業上一個排程或者產能的模塊。因為經過幾年的運行之后，系統中的基礎數據（如工時、工藝等信息）已經比較完善，用戶也已經建立起信息化管理的觀念。在這種背景下，花一定的時間與精力，來實施產能模塊還是比較現實的。

    在ERP系統中實現產能模塊主要抓住兩點：基礎數據和計劃變更。基礎數據要準確，這依賴與企業的管理手段。計劃變更是比較正常的，但是一旦遇到變更，就需要在產能系統中及時反應，并重新進行計算。如果能夠切實地抓好這兩點，那么接下去的問題都不是大問題。

該文章在 2011/1/6 21:43:05 編輯過