一、企業(yè)分銷面臨的問題
產(chǎn)品分銷是現(xiàn)代企業(yè)銷售產(chǎn)品最重要的手段和方式，在當(dāng)今激烈競爭的市場環(huán)境下，產(chǎn)品分銷的速度和質(zhì)量是企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展的衡量指標(biāo)，整個(gè)產(chǎn)品分銷的管理顯得至關(guān)重要。企業(yè)在管理產(chǎn)品分銷面臨的主要問題：
管理的復(fù)雜性
企業(yè)需要管理分銷中大量的資源：如分銷機(jī)構(gòu)、銷售人員、客戶、消費(fèi)者、產(chǎn)品、庫存、資金。這些資源一方面由于組織機(jī)構(gòu)的管理層次、地域等因素的復(fù)雜多樣性而呈非常復(fù)雜的層次；另一方面，這些資源本身有具有動(dòng)態(tài)屬性，從而構(gòu)成了一個(gè)縱橫交錯(cuò)的一個(gè)集工作流、資金流、物流、信息流于一體的有時(shí)間地域特性的多維空間。這些管理因素的復(fù)雜性導(dǎo)致管理的難度驟然加大。另外，這些資源是否能夠得到整合利用也關(guān)系到企業(yè)分銷管理運(yùn)營的效率和成本。
計(jì)劃的制定和貫徹
出于管理的復(fù)雜性使得企業(yè)難于做出一個(gè)具有普適性的生意計(jì)劃，即使做出了一個(gè)計(jì)劃，很難監(jiān)督計(jì)劃的貫徹情況及相應(yīng)效果。例如，很多企業(yè)很愿意投入資金大搞鋪天蓋地的廣告宣傳和促銷活動(dòng)，但很少有企業(yè)真正量化這些活動(dòng)的投入產(chǎn)出比；到底有多少零售終端真正執(zhí)行了計(jì)劃?哪一種類型的活動(dòng)最適合自己的產(chǎn)品？通過活動(dòng)取得了那些經(jīng)濟(jì)效益？
市場的反饋
現(xiàn)代的商戰(zhàn)是贏得消費(fèi)者的戰(zhàn)役，消費(fèi)者對企業(yè)和品牌的認(rèn)同是取得營銷成功的根本。企業(yè)在分銷產(chǎn)品的同時(shí)，如何快速得知消費(fèi)者的反應(yīng)以調(diào)整策略?如何得知消費(fèi)者直接或潛在的需求以生產(chǎn)更好的產(chǎn)品?
零售終端的地位變化
由于市場的發(fā)展，零售終端作為面對消費(fèi)者的產(chǎn)品展示窗口，其地位日趨重要。國內(nèi)外一些正在迅速崛起的超大零售商，已經(jīng)具備了左右市場和從容選擇產(chǎn)品即供應(yīng)商的能力。企業(yè)間的產(chǎn)品分銷較量的是進(jìn)入零售終端、提供優(yōu)質(zhì)的客戶服務(wù)以占據(jù)零售終端的速度和能力。分銷的能力更體現(xiàn)的是企業(yè)綜合運(yùn)營的能力和配套系統(tǒng)的支持。
發(fā)展的要求
企業(yè)規(guī)模需要發(fā)展壯大、企業(yè)的產(chǎn)品需要多樣化，這些目標(biāo)要求其分銷機(jī)構(gòu)具備同步發(fā)展的使能能力。往往是企業(yè)有足夠的生產(chǎn)能力和創(chuàng)新能力，但分銷機(jī)構(gòu)因?yàn)楣芾硇实拖鲁蔀槠款i，產(chǎn)品分銷進(jìn)展緩慢。 綜上所述，提升企業(yè)分銷機(jī)構(gòu)的管理效率是贏得企業(yè)業(yè)績的必由之路，而分銷的核心即是分銷的速度、分銷的數(shù)量、分銷的質(zhì)量和分銷的成本。每個(gè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)需求一條以合適的成本合適的速度取得合適的數(shù)量及質(zhì)量的管理之路。
二、目前分銷管理的方法
目前，對于分銷管理主要有三種管理辦法：
方式 |
優(yōu)點(diǎn) |
缺點(diǎn) |
手工
即分銷的管理基本通過紙面文件來完成
半自動(dòng)
即分銷的管理通過各自的系統(tǒng)來完成 |
運(yùn)營成本低
數(shù)據(jù)報(bào)表要求靈活
本地適用性好 |
管理不規(guī)范
管理效率低
數(shù)據(jù)時(shí)效性和準(zhǔn)確性差
數(shù)據(jù)整理耗時(shí)
管理不規(guī)范
數(shù)據(jù)難以共享 |
自動(dòng)
即分銷的管理通過標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)來完成 |
管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
分銷資源利用率高
數(shù)據(jù)完整快速
決策支持有效 |
初期投入大
系統(tǒng)本地適用性有限 |
三、企業(yè)開發(fā)分銷管理系統(tǒng)的考慮
管理階段的考慮
對于分銷的管理，各個(gè)企業(yè)所處的管理階段和層次不同，相應(yīng)的管理手段和對系統(tǒng)的需求會(huì)有很大的不同。
階段 |
特點(diǎn) |
系統(tǒng)需求 |
管理制度化 |
員工處于無序狀態(tài)
工作方法以個(gè)人方法為主
沒有明確的獎(jiǎng)懲條例 |
需要界定管理約基本規(guī)章制度
明確每人的工作職責(zé) |
管理標(biāo)準(zhǔn)化 |
各經(jīng)銷商、分公司各行其是
管理方式千差萬別
庫存、銷售、定價(jià)、資金的管理
差異千差萬別 |
標(biāo)準(zhǔn)化各經(jīng)銷商、分公司的運(yùn)作方式
系統(tǒng)以規(guī)范和產(chǎn)出管理效益為主。
建立庫存、銷售、資金的基本管理概念和運(yùn)作平臺(tái) |
管理智能化 |
管理流程形成整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的閉環(huán)
可以在全局范圍內(nèi)最大化資源的利用效率
信息數(shù)據(jù)共享
快速反饋機(jī)制 |
企業(yè)管理系統(tǒng)形成統(tǒng)一平臺(tái)
支持智能化數(shù)據(jù)決策 |
管理現(xiàn)代化 |
管理范圍擴(kuò)大到整個(gè)供應(yīng)鏈
在供應(yīng)鏈中形成無縫協(xié)作
最大化信息利用效率 |
供應(yīng)鏈的統(tǒng)一信息平臺(tái)
各個(gè)企業(yè)個(gè)體之間數(shù)據(jù)有標(biāo)準(zhǔn)接口 |
從以上表格中我們可以看出，企業(yè)處在不同的管理層次上，系統(tǒng)的適用范圍和管理層次是不同的，相應(yīng)需要的投資成本自然也會(huì)有較大的差別。
效益的考慮
企業(yè)在考慮投資分銷管理系統(tǒng)或其他IT的管理系統(tǒng)時(shí)，需要考慮清楚的最重要的-個(gè)問題：為什么要引入生意管理系統(tǒng)?這個(gè)問題關(guān)系到企業(yè)投資的決心和將來系統(tǒng)開發(fā)的方向。前面我們談過，企業(yè)處在不同的管理階段時(shí)，其管理手段和對系統(tǒng)的需求是不同的，即使對處在相同管理階段的不同企業(yè)來講，企業(yè)對管理系統(tǒng)的期望和要求也是各不相同的。我們認(rèn)為，管理系統(tǒng)是管理概念的實(shí)現(xiàn)和固化，管理概念的提升應(yīng)該意味著企業(yè)管理效益的回報(bào)。對于分銷管理系統(tǒng)來講，-個(gè)全面的系統(tǒng)可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)很多管理效益，如庫存管理中可以實(shí)現(xiàn)庫存資金占用的合理減少、庫存殘損的降低、庫存的合理調(diào)撥等等，銷售管理中可以實(shí)現(xiàn)的是客戶服務(wù)水平的提升、合理預(yù)測銷售的趨勢、不同產(chǎn)品在不同地區(qū)的科學(xué)銷售組合等等。每個(gè)企業(yè)應(yīng)該從自身的現(xiàn)狀和發(fā)展方向出發(fā)，清楚地量化管理系統(tǒng)將會(huì)給企業(yè)帶來的效益，效益既代表著投資的回報(bào)，同時(shí)又是評估系統(tǒng)是否成功的衡量標(biāo)準(zhǔn)。
另一方面，分銷管理系統(tǒng)涉及到企業(yè)和下屬分銷機(jī)構(gòu)，對于系統(tǒng)的效益，兩方會(huì)有不同的要求和考慮。從大方向來講，兩者并沒有本質(zhì)的沖突和分歧，但從局部來講，會(huì)有側(cè)重點(diǎn)和主次先后的分歧。如某分銷機(jī)構(gòu)可能認(rèn)為系統(tǒng)應(yīng)該在客戶關(guān)系管理上產(chǎn)出效益，但企業(yè)的總部會(huì)認(rèn)為系統(tǒng)應(yīng)該解決的主要問題是全局庫存積壓和資金占用大的問題，所以在這一點(diǎn)上來講，考慮投資的效益既要考慮企業(yè)全局的總體效益和戰(zhàn)略問題，同時(shí)也要考慮系統(tǒng)可以為分銷機(jī)構(gòu)帶來的管理效益，?quot;雙贏"策略。
投資的考慮
投資分銷管理系統(tǒng)與投資其他如ERP＼MRPII等管理系統(tǒng)一樣，從投資的階段上來看，在系統(tǒng)的調(diào)研咨詢階段、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與構(gòu)建階段、系統(tǒng)的實(shí)施階段、系統(tǒng)的維護(hù)階段，均需要企業(yè)投入一定的人力、物力或資金。這里有一個(gè)常見的錯(cuò)誤概念，不少企業(yè)認(rèn)為投資管理系統(tǒng)即主要是采買硬件和合適的軟件，而對前期調(diào)研咨詢以及系統(tǒng)的實(shí)施與維護(hù)應(yīng)該做出的相應(yīng)投入和投入的多少比較忽視或思想準(zhǔn)備不足。在這里，我們把系統(tǒng)比作一套精美運(yùn)行的設(shè)備，在采買設(shè)備之前-般都要作大量的調(diào)研和比較，在設(shè)備購置后正式運(yùn)行之前要做反復(fù)的調(diào)試、校對以及上崗培訓(xùn)，在設(shè)備啟動(dòng)運(yùn)行后要做定期的維護(hù)、檢修或零部件更換，而見精心細(xì)致的維護(hù)才能延長設(shè)備的使用壽命和保持良好的工作狀態(tài)。對于軟件類的管理系統(tǒng)也是同樣道理，也同樣需要有個(gè)合理的投資回報(bào)率。
風(fēng)險(xiǎn)的考慮
- 對于企業(yè)投資管理系統(tǒng)，一般常見的風(fēng)險(xiǎn)有以下幾種：
- 系統(tǒng)上線后的實(shí)際功能、性能與期望值有較大差異，預(yù)期的效益沒有實(shí)現(xiàn)；
- 系統(tǒng)上線后需要做較大工作流程、方法的改變，企業(yè)的員工不能或不愿適應(yīng)變化；
- 系統(tǒng)不能適應(yīng)企業(yè)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的要求，系統(tǒng)經(jīng)常處于修修補(bǔ)補(bǔ)之中，系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施周期過長，系統(tǒng)難以真正運(yùn)行或不了了之；
- 企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略重大改變，系統(tǒng)不能適應(yīng)發(fā)展的要求；
這些風(fēng)險(xiǎn)，有些是軟件產(chǎn)品本身的問題，如系統(tǒng)不具備某項(xiàng)功能，軟件公司的銷售人員為拿到訂單隨意承諾；另一方面，企業(yè)本身事先并沒有想清楚為什么要投資、投資希望見到的效益、具體的需求有哪些，導(dǎo)致在實(shí)際的實(shí)施過程中，由于沒有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)各級人員對真正使用的系統(tǒng)不滿意。從以上的這些現(xiàn)象中，我們可以看出投資系統(tǒng)前期所做的調(diào)研咨詢的必要性和重要性。前期的調(diào)研咨詢不僅僅是從市場上選擇一個(gè)功能、價(jià)格適中的軟件產(chǎn)品，更重要的是咨詢公司要和企業(yè)一同對企業(yè)自身做調(diào)研、分析、建議和決策，理清企業(yè)的現(xiàn)狀，制定發(fā)展的長期戰(zhàn)略，統(tǒng)一運(yùn)作的管理概念和流程，并對企業(yè)的員工做上崗前的普及教育。
技術(shù)的考慮
從目前IT市場上來看，對于企業(yè)的需求，各軟件公司會(huì)有各自的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法和產(chǎn)品特色。綜合來講，對于一套分銷管理系統(tǒng)，出于其管理地域和節(jié)點(diǎn)的復(fù)雜性，一套系統(tǒng)應(yīng)該有如下的基本技術(shù)特色：
- 網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)工作方式，即分銷管理系統(tǒng)應(yīng)該工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，系統(tǒng)的應(yīng)用人員可以不受地域和時(shí)間的限制。從當(dāng)前的技術(shù)發(fā)展潮流來看，利用Internet技術(shù)的N層架構(gòu)體系成為主流和未來的發(fā)展方向。
- 能夠與Legacy系統(tǒng)接口，對于企業(yè)來講，一個(gè)分銷管理系統(tǒng)不應(yīng)該成為新的信息孤島，它應(yīng)該可以與企業(yè)已有的ERP、MRPII等系統(tǒng)無縫接口，即可以實(shí)現(xiàn)管理階段的順利提升。
- 兼容多種平臺(tái)，由于分銷管理系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)的復(fù)雜性，很多終端用戶由于各自歷史的原因，會(huì)有很多不同操作平臺(tái)的終端接入、系統(tǒng)應(yīng)該具有完全獨(dú)立于硬件和操作系統(tǒng)的兼容性。
- 安全性，正因?yàn)榉咒N管理系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)較多而且地域復(fù)雜，系統(tǒng)的安全性應(yīng)格外引起重視。這里的安全性即包括防止對系統(tǒng)的非法侵入，也包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、操作的安全性保護(hù)。
- 友好性、使用分銷管理系統(tǒng)的人員較多而且計(jì)算機(jī)水平參差不齊，系統(tǒng)應(yīng)提供良好的界面及操作友好性，以保障各個(gè)人員均能順利且正確操作系統(tǒng)。
企業(yè)開發(fā)管理系統(tǒng)常見的問題
1．期望值過高
一個(gè)好的管理系統(tǒng)應(yīng)該有明確的定位和解決實(shí)際管理問題的能力，但任何系統(tǒng)都不是萬能的，企業(yè)選擇或開發(fā)一套系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從自身的管理水平和目的存在的各種問題的緊迫程度入手，總體設(shè)計(jì)，分階段實(shí)施，切不可盲目貪大求全，造成系統(tǒng)開發(fā)周期過長并導(dǎo)致系統(tǒng)難以實(shí)施。
2．系統(tǒng)變成電算化的工具
一個(gè)好的管理系統(tǒng)應(yīng)該有超越軟件本身的管理精髓，即管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的是管理思想的規(guī)范化和自動(dòng)化，而不僅僅是一個(gè)大的數(shù)據(jù)庫和超級計(jì)算器。有些企業(yè)在開發(fā)系統(tǒng)時(shí)并沒有光從管理思想和流程上首先進(jìn)行優(yōu)化，片面強(qiáng)調(diào)本企業(yè)的特殊性，最終導(dǎo)致系統(tǒng)上線前后管理水平并沒有得到提高。另外，出于對系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)較淺，系統(tǒng)經(jīng)常處于無休止的重復(fù)修補(bǔ)狀態(tài)，不僅浪費(fèi)了時(shí)間、人力、物力，系統(tǒng)使用的效率也大打折扣。
3．信息孤島
企業(yè)在歷史發(fā)展過程中，出于種種原因，開發(fā)了很多獨(dú)立的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間不能很好地接口和數(shù)據(jù)共享企業(yè)資源的浪費(fèi)和無效數(shù)據(jù)冗余。開發(fā)分銷管理系統(tǒng)要求職業(yè)即新的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是原有系統(tǒng)的一個(gè)管理領(lǐng)域補(bǔ)充，在信息共享的基礎(chǔ)上擴(kuò)大了企業(yè)管理的時(shí)空范疇。
4．忽視系統(tǒng)的維護(hù)
企業(yè)在開發(fā)管理系統(tǒng)時(shí)，舍得投入人力和資金，但系統(tǒng)投入運(yùn)行后不久就夭折了，其原因在于對系統(tǒng)的維護(hù)相對不夠重視。例如，系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性是管理系統(tǒng)最重要的指標(biāo)，如果系統(tǒng)維護(hù)缺乏對系統(tǒng)數(shù)據(jù)周期性的檢驗(yàn)，則系統(tǒng)生存的時(shí)間就相當(dāng)有限了。
四、真正的解決方案
開發(fā)方法
開發(fā)-套管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從生意的長期發(fā)展和管理的不斷提升入手。我們推崇這樣的開發(fā)方法；
- 企業(yè)接受管理咨詢
- 企業(yè)管理概念的提升
- 企業(yè)管理系統(tǒng)的需求
- 企業(yè)管理系統(tǒng)的方案選擇
這里所說的管理咨詢，既可以理解為企業(yè)聘請專業(yè)的咨詢公司或企業(yè)自行組織的專門職能小組。咨詢小組通過對企業(yè)內(nèi)部/外部的周密調(diào)研后，提出針對企業(yè)切實(shí)有效的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和具體工作流程，這些意見并不拘泥于企業(yè)的現(xiàn)狀，并能真正在管理意識(shí)上和管理手段上有明顯的突破，同時(shí)這些思想又是未來系統(tǒng)的靈魂。咨詢小組提出的新的管理概念需要被企業(yè)所理解和接納，并且從具體執(zhí)行的人員的角度來看，企業(yè)員工能夠清楚地認(rèn)識(shí)到新的管理概念的意義和將要起到的作用。在系統(tǒng)并未呈現(xiàn)具體形態(tài)之前，企業(yè)的各級管理層已深入接受了新的管理概念并積極地為新系統(tǒng)的構(gòu)建出謀劃策。在新的管理思想下，系統(tǒng)的需求只是管理思想具體的表述。在企業(yè)經(jīng)過需求的收集、整理、評估、確認(rèn)后，企業(yè)就可以有的放矢地尋找適合自己需求的解決方案。
開發(fā)要求
生意數(shù)據(jù)向前兼容，即新的系統(tǒng)能夠包容＼讀取歷史的生意數(shù)據(jù)，表現(xiàn)形式即為與固有的系統(tǒng)有良好的數(shù)據(jù)接口。
哲理概念向前跨越，我們反復(fù)提出，系統(tǒng)是管理概念的有形實(shí)現(xiàn)，一個(gè)好的系統(tǒng)，一定要有新的并能產(chǎn)出管理效益的管理靈魂。
系統(tǒng)功能向前發(fā)展，即系統(tǒng)應(yīng)該有不斷自我發(fā)展的能力，表現(xiàn)在系統(tǒng)應(yīng)該具有很好的適應(yīng)性或快速升級的能力。系統(tǒng)的產(chǎn)生有其特定的歷史背景，而企業(yè)面臨的市場經(jīng)營環(huán)境是動(dòng)態(tài)變化的，系統(tǒng)的可擴(kuò)展性是基本的要求。
五、企業(yè)分銷管理系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)
項(xiàng)目的周期
分銷管理系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)該是一個(gè)科學(xué)的項(xiàng)目管理過程，其本身的流程應(yīng)當(dāng)遵循即符合項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)在進(jìn)度、人力、資金的投入上應(yīng)當(dāng)切合企業(yè)實(shí)際能力的原則。與傳統(tǒng)的MRPII＼ERP項(xiàng)目有區(qū)別的是，因分銷管理系統(tǒng)本身跨地域、跨經(jīng)營單位的特性，其實(shí)施的難度是可想而知的。無論是企業(yè)或第三方實(shí)施服務(wù)商，首先應(yīng)該組建一支具有豐富項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的隊(duì)伍，并在系統(tǒng)實(shí)施前充分估計(jì)可能遇到的來自各方面的困難，制定周密的計(jì)劃并取得企業(yè)決策層的支持。
實(shí)施戰(zhàn)略
1．統(tǒng)一認(rèn)識(shí)(Alignment)
首先要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的是，管理系統(tǒng)絕對不僅僅是一套軟件，它是一套先進(jìn)管理思想的規(guī)范化自動(dòng)化的流程。某些企業(yè)往往錯(cuò)誤地認(rèn)為，管理系統(tǒng)應(yīng)該是IT部門的事，它的開發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施應(yīng)該由IT部門來操作。不錯(cuò)，IT部門應(yīng)該有責(zé)任保障系統(tǒng)的順利實(shí)施，而且當(dāng)今國際化公司的CIO＼CTO越來越關(guān)注生意的發(fā)展以及如何IT化企業(yè)的管理流程，這里要說的是，開發(fā)和使用一套生意管理系統(tǒng)是整個(gè)生意單元共同關(guān)注的焦點(diǎn)，例如在分銷管理系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各個(gè)部門如銷售、財(cái)務(wù)、市場、儲(chǔ)運(yùn)等部門均應(yīng)該從如何提升管理水平出發(fā)，共同規(guī)劃、積極配合，以保障系統(tǒng)的確能起到產(chǎn)出管理效益的目的。
其次，分銷管理系統(tǒng)因?yàn)樯婕暗纳鈫卧^多，各生意單元對管理系統(tǒng)的要求和期望有很大的差異，認(rèn)識(shí)不一致對分銷管理系統(tǒng)的實(shí)施是最大的障礙。因此，項(xiàng)目成立之前，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)內(nèi)部達(dá)成共識(shí)，企業(yè)現(xiàn)在處于何種管理階段?是否需要IT化的管理系統(tǒng)?需要什么樣的管理系統(tǒng)?這些問題應(yīng)該有個(gè)明確的答案并取得高度的共識(shí)。
2．認(rèn)清需求(Needs Clarification)
之前我們說過，分銷管理系統(tǒng)正因?yàn)槠湄?fù)責(zé)性，各生意單元有不同的需求和期望。企業(yè)內(nèi)部和外部需求的不同、各部門需求的不同、各管理層次需求的不同、企業(yè)今年和明年的需求不同，這一切的不同會(huì)導(dǎo)致對需求的分析異常困難。國內(nèi)軟件人員認(rèn)為在整個(gè)開發(fā)過程中最難把握的就是需求分析難以確定，用戶對需求的要求永無止境。如何能夠了解自己的企業(yè)到底有什么需求呢?
首先，認(rèn)清管理系統(tǒng)將要／能夠解決的問題。我們說，任何系統(tǒng)都不是萬能的，我們必須理性地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。在企業(yè)的決策層應(yīng)該清楚地了解到，企業(yè)在分銷過程中有什么致命的問題或管理瓶頸?那些問題是根本問題，解決了根本問題就能解決其他表象的問題?問題解決了能產(chǎn)生多大的管理效益?按照解決問題所產(chǎn)生的效益大小排名所有的問題。
其次，認(rèn)清各管理層次有不同的需求。企業(yè)決策層有決策的需求，企業(yè)管理層有管理的需求，企業(yè)基層有系統(tǒng)操作的需求，這些需求在概念上和重要程度上是不盡相同的，往往也不是企業(yè)中的一兩個(gè)人能夠說清楚的，無論是企業(yè)自己開發(fā)系統(tǒng)還是借助外部資源，系統(tǒng)開發(fā)的完整而周密的調(diào)研工作是萬萬不可輕視的。 再次，排除"企業(yè)政治"的干擾因素。某些企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系較為復(fù)雜，系統(tǒng)的需求往往與局部利益相關(guān)聯(lián)。如果在系統(tǒng)實(shí)施期間企業(yè)發(fā)生重要人事變更，則系統(tǒng)有可能面臨重大改變或項(xiàng)目終止的境地。針對這樣的企業(yè)，外腦的介入是必要的，而且第三方的咨詢顧問公司應(yīng)該從企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展出發(fā)，給出獨(dú)立的、客觀的需求建議。
再次，把所有的需求按重要性排名，確定系統(tǒng)將要實(shí)現(xiàn)的范疇。在項(xiàng)目管理中，工作范疇、時(shí)間、投入是相互牽制的三個(gè)重要因素，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)更多的需求，就意味看更長的開發(fā)周期和資源投入。任何完善的系統(tǒng)都不是一蹴而就的，往往要經(jīng)過一個(gè)不斷發(fā)展和完善的過程。就好比Windows系統(tǒng)平臺(tái)，也是經(jīng)過多年多個(gè)版本的改進(jìn)，才到達(dá)目前的狀況。大膽地去掉一些管理意義不大但又比較耗時(shí)耗力的需求不失為是一個(gè)明智的選擇。
最后，確認(rèn)需求和產(chǎn)品驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。對于確定下來系統(tǒng)將要實(shí)現(xiàn)的范疇，要以文檔的形式正式記錄下來并請有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。這樣做的目的是讓與系統(tǒng)有關(guān)的各級人員對系統(tǒng)的期望有一個(gè)客觀而一致的認(rèn)識(shí)，避免日后產(chǎn)品驗(yàn)收的分歧和不必要的紛爭。
3．洗腦(BrainWash)
企業(yè)上馬一套管理系統(tǒng)，其宗旨是提升管理概念和水平。管理概念的注入以及必要的流程優(yōu)化在系統(tǒng)上馬前就應(yīng)該進(jìn)行，而且這也是一項(xiàng)全員工程。未雨綢繆，讓各級人員提升管理意識(shí)和重要性，對系統(tǒng)日后的應(yīng)用效果和減少推廣普及的阻力也是非常必要的。
4．領(lǐng)導(dǎo)掛帥(Directing)
對于管理系統(tǒng)，企業(yè)高級領(lǐng)導(dǎo)層的重視和示范作用對系統(tǒng)的使用和推廣是至關(guān)重要的。高級領(lǐng)導(dǎo)層親自掛帥領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施，一方面，項(xiàng)目的重要性不言自明；另一方面，在項(xiàng)目過程中出現(xiàn)重大分歧和阻力時(shí)，方向性的決策能力是項(xiàng)目成功的必要條件。往往實(shí)際情況是這樣，新系統(tǒng)上馬，短時(shí)間內(nèi)，各級人員都很難適應(yīng)，輕者，會(huì)有很多抱怨擺在項(xiàng)目組面前，重者，新系統(tǒng)不僅短時(shí)間內(nèi)沒有起到提升管理水平的作用，反而由于不適應(yīng)、不熟悉等原因降低了管理效率，并引發(fā)生意指標(biāo)下降。這時(shí)，如果沒有高層領(lǐng)導(dǎo)高瞻遠(yuǎn)矚，從大局和長久發(fā)展出發(fā)，沒有充分的決心和魄力，系統(tǒng)將會(huì)面臨擱淺的命運(yùn)。
5．項(xiàng)目管理(Project Management)
項(xiàng)目組的成員應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)涉及的各職能部門抽調(diào)精干、熟悉業(yè)務(wù)的人員組成一支聯(lián)合小組，各成員既能全面客觀反應(yīng)本部門的需求，同時(shí)有能在項(xiàng)目與部門之間起到良好的協(xié)調(diào)作用。系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的管理應(yīng)當(dāng)遵循PDCA(P1an、Do，check，Adjust)的循環(huán)，即計(jì)劃、實(shí)施、檢查、調(diào)整的不斷循環(huán)。項(xiàng)目應(yīng)本著循序漸進(jìn)分階段實(shí)施的原則，設(shè)立各階段明確的工作目標(biāo)的重點(diǎn)。在項(xiàng)目工作任務(wù)的重要階段，一定要設(shè)立評估點(diǎn)，每階段任務(wù)完成的進(jìn)度質(zhì)量在經(jīng)過嚴(yán)格考核后項(xiàng)目組再進(jìn)入到下一階段，以避免誤差累積效應(yīng)。
6．培訓(xùn)、培訓(xùn)、再培訓(xùn)
因分銷管理系統(tǒng)本身的特點(diǎn)，應(yīng)用系統(tǒng)的人員較多，人員的素質(zhì)落差較大。實(shí)際情況是，許多基層人員往往看不清系統(tǒng)的全貌以及對企業(yè)的深遠(yuǎn)意義，由于系統(tǒng)在某個(gè)具體功能的不健全而否定整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。針對這種情況，不間斷的基礎(chǔ)教育和培訓(xùn)是必要而且是行之有效的方法，讓企業(yè)的各級員工了解系統(tǒng)在管理概念上的提升并且積極地參與系統(tǒng)的應(yīng)用，讓企業(yè)的投資能夠盡快見到效益。如同操作復(fù)雜設(shè)備一下，提倡系統(tǒng)上崗合格制度，員工在經(jīng)過培訓(xùn)考核后，才能正式上崗操作。鼓勵(lì)員工在熟悉系統(tǒng)功能后，邊在實(shí)際應(yīng)用中邊提出建設(shè)性的改進(jìn)意見，認(rèn)真積累這些意見以便在將來的系統(tǒng)升級中得到體現(xiàn)。
7．重視維護(hù)
管理系統(tǒng)雖然本質(zhì)上是軟件，但其性質(zhì)就如同一套設(shè)備，需要精心的維護(hù)和檢修才能保障它的生命力。運(yùn)行了系統(tǒng)，才僅僅是開始。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的小組或外包給ASP服務(wù)商，專門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)，包括針對數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、系統(tǒng)異常、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全等方面的檢驗(yàn)和維護(hù)。在這種模式下，分銷機(jī)構(gòu)是生產(chǎn)商的一個(gè)下屬部門。生產(chǎn)商與分銷機(jī)構(gòu)是上下級關(guān)系，生產(chǎn)商在不同層面中對分銷機(jī)構(gòu)進(jìn)行控制與管理。隸屬于生產(chǎn)企業(yè)的分銷機(jī)構(gòu)又可以進(jìn)一步分成兩種類型。
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