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費(fèi)用報銷的審核是財務(wù)部門日常的重要工作之一，也是財務(wù)管理中對于企業(yè)風(fēng)險控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。費(fèi)用報銷中涉及的費(fèi)用種類多種多樣，審核的事項不復(fù)雜但瑣碎，雖然大部分企業(yè)都使用OA等系統(tǒng)流程對費(fèi)用報銷加以控制，但在審批過程中依然會出現(xiàn)各種問題影響財務(wù)審核的效率。

我們可以將財務(wù)在費(fèi)用報銷審核中需要關(guān)注的要點(diǎn)劃分為五大類，依據(jù)不同的類別來把握關(guān)鍵，這樣可以有效提升審核工作的效率，一定程度上可以緩解財務(wù)部門與其他部門之間的矛盾，同時能夠降低企業(yè)的相關(guān)風(fēng)險。

要點(diǎn)一：費(fèi)用報銷人提供信息的真實(shí)性

費(fèi)用報銷流程的起點(diǎn)是有報銷人填寫信息、提交資料后發(fā)起流程，然后各環(huán)節(jié)的審批人針對提交的信息資料進(jìn)行審核，審核無誤后由財務(wù)部門進(jìn)行報銷，將相應(yīng)款項支付給報銷人。財務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用報銷審核，即是對報銷人提交信息的審核，那么首先就需要確保信息的真實(shí)性。

對于信息資料真實(shí)性的審核，可以分為兩個層面，第一層面就是信息資料本身的真實(shí)性。費(fèi)用報銷流程中，最常見的報銷資料就是發(fā)票，報銷人會將發(fā)票掃描件上傳作為附件，同時也會將票據(jù)原件遞交到財務(wù)部。財務(wù)部負(fù)責(zé)費(fèi)用報銷審批的人員，需要核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性，查看發(fā)票上的字跡是否清晰、字體大小是否一致、是否出現(xiàn)印刷錯位等問題。特別是對于部分大額發(fā)票以及報銷差旅費(fèi)提交的外省發(fā)票，需要在對應(yīng)地區(qū)的稅務(wù)局網(wǎng)站驗證其真?zhèn)危绻_定為假發(fā)票，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷，并將假發(fā)票退還給報銷人。

審核的第二層面就是費(fèi)用報銷所對應(yīng)的業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性。發(fā)票顯示的開票項目與報銷申請?zhí)峤坏脑蚴欠褚恢拢坎盥锰峤坏淖∷拶M(fèi)發(fā)票顯示的地區(qū)與報銷人的出差地點(diǎn)是否一致？開票時間是否在出差時間范圍內(nèi)？機(jī)票、高鐵票上顯示的姓名是否與報銷人一致？想要確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性，就需要報銷人提交的信息資料能夠形成完整的證據(jù)鏈條，來證明業(yè)務(wù)行為的確實(shí)發(fā)生。

例如某部門需要一個移動硬盤，自行購買后申請費(fèi)用報銷。財務(wù)部在審核時，單憑一張發(fā)票能夠確認(rèn)購買硬盤這個行為嗎？如果再加上網(wǎng)購平臺的訂單信息呢？訂單加發(fā)票肯定比單獨(dú)的一張發(fā)票更具有證明力。這就是為何有些企業(yè)在各部門申請餐飲招待費(fèi)報銷時，需要報銷人提交點(diǎn)餐單據(jù)等作為附件方可審批，目的都是為了能夠獲取更多的證據(jù)來佐證業(yè)務(wù)的真實(shí)性，確保企業(yè)不遭受額外的損失。

要點(diǎn)二：費(fèi)用報銷信息的準(zhǔn)確性

首先需要檢查提交的費(fèi)用報銷的金額準(zhǔn)確性。發(fā)票顯示的各項明細(xì)金額與加總合計金額是否一致？提交的報銷流程中顯示的各項費(fèi)用合計與發(fā)票金額合計是否一致？如果不一致，發(fā)票金額可以高于提交報銷的金額，但不能低于報銷金額。提交流程的各項費(fèi)用明細(xì)金額是否與發(fā)票能夠?qū)?yīng)，例如提交報銷共計600元，其中交通費(fèi)200元，招待費(fèi)400元，提交的發(fā)票合計總額與報銷金額一致，但其中交通費(fèi)發(fā)票100元，招待費(fèi)發(fā)票500元，這種情況就無法通過準(zhǔn)確性的核驗。

其次需要考慮發(fā)票類別的準(zhǔn)確性，按照費(fèi)用報銷的類別，是否提交了相對應(yīng)的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票？企業(yè)規(guī)定采購辦公用品需要對方開具增值稅專用發(fā)票，但報銷人卻提交的增值稅普通發(fā)票；招待客戶用餐的餐費(fèi)，報銷人提交增值稅專用發(fā)票，這類情況都屬于發(fā)票類別不準(zhǔn)確，需要與報銷人溝通了解原因，及時協(xié)調(diào)進(jìn)行換票處理。如發(fā)票后附有明細(xì)清單，清單是從發(fā)票系統(tǒng)中打印還是其他方式提供，也會影響對于準(zhǔn)確性的判斷。

最后還需要考慮費(fèi)用報銷所對應(yīng)的部門、業(yè)務(wù)線、客戶、項目等，為滿足企業(yè)內(nèi)部管理需要而進(jìn)行的劃分的準(zhǔn)確性。費(fèi)用報銷流程中所對應(yīng)的部門、項目等信息的準(zhǔn)確，會影響財務(wù)核算的精細(xì)度和準(zhǔn)確性，提交報銷時胡亂填寫這些信息，會導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，影響后續(xù)的財務(wù)分析和預(yù)算管理工作，也會導(dǎo)致管理層對各部門的工作結(jié)果評價出現(xiàn)偏離，影響績效考核結(jié)果。

如果企業(yè)采用OA等系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用報銷流程的控制，需要在系統(tǒng)中維護(hù)部門、業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、客戶、項目等基礎(chǔ)信息，同時需要關(guān)注這些信息的更新以及跨系統(tǒng)信息的一致性。避免出現(xiàn)OA系統(tǒng)中的部門名稱、客戶名稱、項目名稱等與合同管理、CRM、財務(wù)系統(tǒng)等不一致的情況，減少數(shù)據(jù)核對所浪費(fèi)的時間，提高工作效率。

要點(diǎn)三：費(fèi)用報銷額度是否在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)

對于報銷金額的衡量標(biāo)準(zhǔn)并不是唯一的，根據(jù)報銷費(fèi)用類別的不同，這個標(biāo)準(zhǔn)可能是這類費(fèi)用對應(yīng)的季度、年度或者項目預(yù)算金額，也可能是費(fèi)用報銷制度中按照職位、職級設(shè)定的額度。

例如差旅住宿費(fèi)的報銷，在相關(guān)制度中對于不同級別員工能夠享受的不同規(guī)模城市的住宿費(fèi)額度有規(guī)定，那么財務(wù)部在審批時就需要按照規(guī)定對提交的住宿費(fèi)進(jìn)行審核，對超出額度的部分不予報銷；日常辦公用品的采購，企業(yè)并沒有按照員工級別規(guī)定額度，而是制定了部門預(yù)算，按照季度進(jìn)行控制，那么在審核時就需要計算當(dāng)季已經(jīng)使用的額度，用來判斷此筆費(fèi)用是否超預(yù)算、能否報銷。

部分企業(yè)可能會在一些平臺設(shè)立企業(yè)賬號，然后將員工納入到企業(yè)中進(jìn)行使用額度分配，例如企業(yè)滴滴就可以按照員工設(shè)定每月不同的打車費(fèi)額度。這種情況下，財務(wù)部省去了審核每筆交通費(fèi)報銷的時間，但每月需要對當(dāng)月企業(yè)賬號額度的使用情況進(jìn)行審核，避免有員工利用企業(yè)資源來處理私人事項，造成企業(yè)資源浪費(fèi)，增加成本負(fù)擔(dān)。

如果在審核時發(fā)現(xiàn)報銷額度超出標(biāo)準(zhǔn)，但報銷人又能夠提出正當(dāng)理由，例如簽訂大客戶為企業(yè)帶來額外收入、處理突發(fā)的訴訟、公關(guān)事件等，這類費(fèi)用雖然屬于額外支出但又無法避免，所以需要進(jìn)行超預(yù)算或超額度審批。可以在費(fèi)用報銷制度中設(shè)定相關(guān)超額審批流程，需要報銷人提供附件證據(jù)證明費(fèi)用支出的必要性，同時設(shè)定一定層級的管理層進(jìn)行特批，財務(wù)部方可審批同意。

要點(diǎn)四：報銷單據(jù)的時效性

費(fèi)用報銷提交的時間并非由財務(wù)部控制，而是取決于報銷人何時提起流程。這就產(chǎn)生了一個重大問題：報銷單據(jù)的時效性無法保證。

假如一個銷售人員忙于客戶的拓展與對接，無暇顧及報銷事項，等到自己墊付費(fèi)用太多時，才想起整理票據(jù)提起報銷流程。財務(wù)部在審核時發(fā)現(xiàn)提交的單據(jù)中，有很多是幾個月前的發(fā)票，意味著前幾個月的會計核算數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失，很多已經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用并沒有體現(xiàn)在財務(wù)數(shù)據(jù)中，影響財務(wù)分析的結(jié)果以及對預(yù)算執(zhí)行情況的評價。當(dāng)這種拖延報銷的情況發(fā)生在跨年時期，會連續(xù)影響兩個年度財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，增加財務(wù)風(fēng)險。

也有企業(yè)允許部分崗位的員工向企業(yè)支取備用金，或在項目執(zhí)行的過程中申請小額借款用于項目的零星支出，財務(wù)人員需要跟蹤這部分備用金的歸還與借款的清償，避免拖延導(dǎo)致單據(jù)喪失時效性。

還有一些企業(yè)，會要求員工在平時積攢一些發(fā)票，用于報銷沖抵部分薪資獎金，或者在企業(yè)利潤較高時用于沖減利潤。我們先拋開這種行為是否符合企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)的合規(guī)性不談，但從單據(jù)時效性方面就無法進(jìn)行控制。如果是為了調(diào)節(jié)利潤，那么這些發(fā)票大概率會在年末最后一個進(jìn)度進(jìn)行報銷，積攢的發(fā)票可能包括本年一季度甚至上年度的，這種行為會大大增加企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險。

控制時效性一方面需要強(qiáng)化企業(yè)財務(wù)管理制度的執(zhí)行，另一方面也需要財務(wù)人員從數(shù)據(jù)分析入手，檢查費(fèi)用數(shù)據(jù)的異常變化，提示相關(guān)風(fēng)險。

要點(diǎn)五：審批流程的連貫性

在費(fèi)用報銷的審批流程中，財務(wù)部的位置靠近流程的末端，通常會先經(jīng)過報銷人所在部門的各層級領(lǐng)導(dǎo)審批，然后需要費(fèi)用歸口管理部門審批，之后流程才會到財務(wù)部。所以在進(jìn)行審批時，需要檢查前置環(huán)節(jié)的人員是否已經(jīng)審批完畢，各審批環(huán)節(jié)對于此項報銷的意見為何？是否有人在審批意見中提出問題？

企業(yè)會在系統(tǒng)中設(shè)定相應(yīng)的審批流程以及審批人，但對于一些特殊情況，可能需要手工選擇人員進(jìn)行加簽審批。例如A部門采購一臺設(shè)備，與B部門約定共用，這樣設(shè)備的采購費(fèi)用就需要分?jǐn)偟絻蓚€部門進(jìn)行核算，但A部門人員提起報銷流程，只需要經(jīng)過A部門負(fù)責(zé)人以及設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審批，并不需要經(jīng)過B部門，按照費(fèi)用分?jǐn)偟脑瓌t，此項費(fèi)用需要經(jīng)過B部門負(fù)責(zé)人的承認(rèn)，所以需要手工將B部門負(fù)責(zé)人添加到流程中。若財務(wù)部審批時未看到B部門負(fù)責(zé)人審批，意味著這筆費(fèi)用報銷的前置審批不完善，后續(xù)費(fèi)用分?jǐn)偪赡軙饍蓚€部門之間的矛盾，所以需要特別關(guān)注類似情況的審批是否完善。

隨著電子發(fā)票的推行，一定程度上方便了各部門報銷流程的提交，但對于財務(wù)部來說，則增加了驗證發(fā)票是否重復(fù)報銷的工作量。利用合適的系統(tǒng)能夠幫助財務(wù)人員對此進(jìn)行檢驗，但若無此條件，財務(wù)人員則需要進(jìn)行手工登記，避免員工使用一張電子發(fā)票進(jìn)行重復(fù)報銷。

在日常報銷中還有一個常見的問題就是替票，零星的支出沒有發(fā)票，所以找其他發(fā)票進(jìn)行替代。一般情況下，要盡量避免替票情況的出現(xiàn)；如果無法避免，需要報銷人提交其他輔助證據(jù)證明支出的真實(shí)性；若企業(yè)中存在大量替票情況，則應(yīng)該從源頭尋找解決問題的方法，例如尋找更合適的供應(yīng)商、在購物平臺開立公司賬戶等。

每家企業(yè)由于業(yè)務(wù)差異以及發(fā)展階段的不同，在財務(wù)管理力度和內(nèi)部控制的嚴(yán)格程度上會有很大的差別，需要根據(jù)企業(yè)的需求來設(shè)計費(fèi)用報銷流程，把控風(fēng)險的同時找到簡化各環(huán)節(jié)工作的方法，在日常工作中不斷總結(jié)要點(diǎn)、積累經(jīng)驗，在瑣碎的信息中抓住審核關(guān)鍵，才能最大限度提升工作效率。

結(jié)束語：費(fèi)用報銷是個很磨人的工作，發(fā)現(xiàn)的任何流程、單據(jù)上的問題都需要進(jìn)行溝通，如果溝通不當(dāng)就會引發(fā)各部門的反感和抵觸。面對這種情況，一方面可以在流程、制度中明確財務(wù)部對各項費(fèi)用報銷所需的信息、資料、原始憑證的要求，另一方面則可以根據(jù)各部門的建議，思考是否需要對現(xiàn)有的流程進(jìn)行調(diào)整，雙向角度的思考才能幫助財務(wù)工作更好地推行。