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撰寫好匯報材料要抓住三個環(huán)節(jié)

在實際工作中，下屬向員工匯報工作是常有的事情，因為，寫工作匯報也便是下屬可能會經(jīng)常要做的工作。

匯報材料是下屬向上級領(lǐng)導進行工作匯報時的文稿，是向上級反映自身工作開展情況的。向領(lǐng)導提交工作匯報，看似很平常，實際很重要。事實證明，匯報材料寫得好，就能較好地反映你的工作狀況，得到上級領(lǐng)導的重視，更好地推進下一階段工作的開展；相反，若工作匯報材料寫得不好，匯報內(nèi)容沒有緊貼匯報的主旨，思路不清，觀點不明，語言拖沓，則會為你的工作狀況減分。

所以，任何有工作經(jīng)驗的人都會十分重視這件事。那么，怎樣才能寫好匯報材料呢？下文提出了三點要求。

◆突出主題，做到投其所好

首先，工作匯報的材料要突出主題。一般來說，領(lǐng)導聽取某部門或某個人的工作匯報都有一定的目的性。因此要準確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，緊緊圍繞領(lǐng)導的關(guān)注點來撰寫工作匯報，切不可偏離主題、答非所問或缺漏匯報內(nèi)容。

其次，下屬在編寫工作匯報時，要考慮到主管領(lǐng)導的特點，做到投其所好。具體來說，包括兩個方面的內(nèi)容。

①匯報內(nèi)容的行文特點要符合上級領(lǐng)導的思維特點和語言風格，力求匯報的思路和語言與領(lǐng)導接近。

②匯報內(nèi)容要緊貼上級領(lǐng)導分管的工作。領(lǐng)導分工各有側(cè)重，我們需要針對領(lǐng)導所分管的工作，撰寫匯報材料。

◆分清層次、結(jié)構(gòu)合理

匯報材料的內(nèi)容，一般包括工作開展情況、工作成績、存在的問題與建議，下階段的工作計劃等內(nèi)容。在對如此豐富的信息進行編排時，要做到如下兩點：

①匯報材料要做到層次清晰、結(jié)構(gòu)合理。

②情節(jié)要簡單，突出主要情節(jié)，不必事無巨細、面面俱到。

◆情況準確，語言簡潔

匯報材料是通過匯報者所寫的報告向上級領(lǐng)導傳遞信息，以供其決策所用。因此，工作匯報材料的語言要簡潔明快，切忌冗長啰唆。

所以，情況必須要真實準確。寫匯報材料人員，要說實話、報實情，一是一、二是二。講成績時不能隨意拔高、擴大，談問題時不能回避、掩飾，能夠量化的，要用數(shù)字說話。

案例：

老馬是一家制造企業(yè)的負責人，面對如今日益競爭激烈的市場環(huán)境，他在考慮公司是否要進軍一個新的領(lǐng)域。

于是，他將公司的中高層管理人員召集到一起，就這個問題進行討論。在這個問題上，主張向新領(lǐng)域進軍的老劉和主張先穩(wěn)扎穩(wěn)打、后續(xù)再進行業(yè)務擴張的老王進行了激烈的爭論。總經(jīng)理老馬一時難以決定，于是分別讓他們各寫一篇匯報。

事后，兩人都做了認真的準備。兩天之后，公司再次召開了一次中高層領(lǐng)導班子的會議。會上，老劉先作匯報，講了兩個多小時，難免漫無邊際。老王匯報不到半小時，重點突出，要言不煩，讓聽者印象深刻。兩人匯報完后，老馬還是沒有輕易做出決斷，而是說：“再給三天時間，你們兩人各寫一份書面材料交來。”

三天后，兩人的匯報材料提交至總經(jīng)理辦公室，老劉寫了將近兩萬字，老王寫了八千字。到第三天下午開會的時候，老馬表揚老王，說他的這份材料意思清楚，重點突出，論點可以服人，于是他決定暫緩進軍新領(lǐng)域的計劃。

工作匯報的寫法沒有固定的格式，需要撰寫者認真體會、靈活把握，但重點是抓好內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和語言三個方面的問題。

來點視覺沖擊吧！圖表比文字更具有說服力

在向領(lǐng)導匯報工作之前，尤其是內(nèi)容的篇幅較大時，我們大多數(shù)人會有這樣一個習慣：除了用簡明的語言將主要內(nèi)容羅列出來外，還會在其中穿插圖表，使其內(nèi)容顯得更清晰、更有說服力。

生物學家介紹說，人類從眼睛通往腦部的神經(jīng)，要比從耳朵通往腦部的神經(jīng)多好幾倍，而且，從科學實驗中可以發(fā)現(xiàn)，我們對眼睛暗示的注意力是對耳朵暗示的25倍。因此，如果你想要清楚地表達，你應該生動地描繪你所說的要點，把你的想法具體化。

美國國家收銀機公司總裁帕特森就采用了這種方法。他在《系統(tǒng)雜志》所寫的一篇文章中，簡要說明了他向工人及銷售人員演講時所用的方法。

“我認為，一個人不能期望單憑言語，讓人了解他的想法，或是掌握住別人的注意力，還需要一些戲劇性的輔助手段。最好是補充圖片，以圖片表現(xiàn)出對和錯的兩面，圖表比語言文字更具有說服力，而圖片又比圖表更具說服力。對某一主題最理想的表現(xiàn)方法，就是將每一部分說明都配以圖片，而文字與語言只是用來與它們配合。我很早就發(fā)現(xiàn)，在和人們打交道時，一張圖片勝過我所能說的任何話。”

圖表是一種高效、直觀、形象的表達工具，它能讓使用者以最少的時間、以最能沖擊視覺的效果直擊問題的要害。因此，我們說，簡單的圖表勝過繁瑣的文字，尤其是在作報告或演示某一內(nèi)容時。

案例：

為了讓所有員工積極為公司的發(fā)展積極獻言獻策，公司領(lǐng)導會定期召開員工大會。在會上，會議主講人需要將公司目前的發(fā)展情況清晰地告知大家。下周一又要開員工大會了，這次，公司總經(jīng)理要求這位新晉升的經(jīng)理——本恩來為大家作這個報告。

為了做好這項工作，本恩首先對行業(yè)的現(xiàn)狀、競爭對手公司的情況及本公司的現(xiàn)狀等方面做了很多的調(diào)查和研究，獲得了很多有價值的信息，因而他對即將要完成的這份報告充滿著信心。就在他高興之余，他突然想到一個問題，這么多的內(nèi)容我如何才能讓別人看起來更清晰、簡潔呢？有了，本恩很快便想到了一個好主意——用圖表來傳遞信息。

經(jīng)過幾天的準備，會議開始了，輪到本恩發(fā)言時，他說：“各位領(lǐng)導、同仁們，早上好！現(xiàn)在由我來向大家作報告，報告的主題是向大家介紹一下目前業(yè)內(nèi)狀況和市場形勢，在此基礎(chǔ)上，我針對公司下一步的發(fā)展方向提供一點兒我的建議。請看大屏幕……”

在一段簡要的文字說明后，緊接著出現(xiàn)了幾張圖表，在圖表中，公司的市場份額、銷售增長率等信息都清晰地展現(xiàn)在聽眾面前。本恩在上面給大家作簡要的說明，下面的聽眾也很清楚他所講述的內(nèi)容。不多久，一場精彩的報告便結(jié)束了。

報告闡述完畢，下面響起了一片熱烈的掌聲。

圖表化的演示，讓他不需要作太多的補充，就能讓聽眾從中讀出所有的信息。的確，繁多的資料會讓人看起來很疲勞，而圖表則不一樣。圖表言簡意賅，但所反映出來的信息卻很豐富。因此，在工作匯報時，我們應充分運用圖表這一工具，將我們所要表達的內(nèi)容和信息通過它，讓領(lǐng)導“一目了然”地看到。

目前，圖表已被廣泛運用到企業(yè)的各類文件中，然而，如何更形象、直觀地用圖表來闡述我們所要表達的內(nèi)容呢？對此，我們給出了如下兩點建議。

◆遵循“越簡單越好”的原則

圖表的制作需遵循“越簡單越好”的原則，我們只需將所要反映的信息用圖表表達出來即可，而不是要將它做得多絢麗多姿。

◆圖表使用不宜過多

有效地運用圖表確實為我們的工作帶來了便利，但凡事過猶不及。如果單純地是串的圖表常常會令人感覺到枯燥，并且用的圖表越多，記住它的人反而會越少。