一文搞懂“預(yù)算管理”系統(tǒng)：架構(gòu)、流程、原型
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對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)也是如此，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略不僅需要資源，更需要合理的資源配置。如果把70%的資金都用在吃喝玩樂(lè)的應(yīng)酬上，那么企業(yè)能用到實(shí)處的資金就會(huì)大打折扣。
預(yù)算管理是合理分配企業(yè)財(cái)務(wù)、實(shí)物及人力資源，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，并在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行全程控制的內(nèi)部管理活動(dòng)。實(shí)施預(yù)算管理是確保公司戰(zhàn)略按計(jì)劃執(zhí)行、各部門(mén)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)順利達(dá)成、加強(qiáng)內(nèi)部管理控制以及降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要管理手段。 預(yù)算管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)完成預(yù)算的編制及基礎(chǔ)管理功能。在預(yù)算控制部分，系統(tǒng)利用預(yù)算數(shù)據(jù)和控制策略，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供預(yù)算控制服務(wù)。業(yè)務(wù)發(fā)生后，系統(tǒng)會(huì)調(diào)用預(yù)算控制服務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算處理。
組織信息：同步組織及其層級(jí)結(jié)構(gòu)，同步后可通過(guò)組織代碼等進(jìn)行查詢(xún)。 預(yù)算科目：同步預(yù)算科目及其層級(jí)關(guān)系，并確?？颇课ㄒ恍?。 預(yù)算策略是基于預(yù)算組織、預(yù)算科目和控制周期等配置而制定的。預(yù)算控制服務(wù)則是一種標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，它結(jié)合預(yù)算金額和預(yù)算控制策略，提供給外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用。外圍系統(tǒng)的業(yè)務(wù)單據(jù)占用明細(xì)會(huì)回傳給預(yù)算控制系統(tǒng)，用于更新預(yù)算可用金額，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的預(yù)算控制功能。 差旅申請(qǐng)系統(tǒng)用于事前提交出差申請(qǐng)。申請(qǐng)通過(guò)后，差旅申請(qǐng)單會(huì)自動(dòng)推送至攜程商旅，員工即可據(jù)此預(yù)訂飛機(jī)票。預(yù)算控制系統(tǒng)為差旅申請(qǐng)?zhí)峁┛刂品?wù)，并確保差旅申請(qǐng)返回詳細(xì)的業(yè)務(wù)明細(xì)。
預(yù)算控制平臺(tái)是依據(jù)預(yù)算編制結(jié)果及預(yù)算控制策略，對(duì)業(yè)務(wù)流程實(shí)施控制的平臺(tái)。該平臺(tái)通過(guò)設(shè)定組織、項(xiàng)目、預(yù)算科目、控制強(qiáng)度、控制周期、年份等維度組合，來(lái)定義控制業(yè)務(wù)流程的具體規(guī)則。
該系統(tǒng)包括預(yù)算控制策略子系統(tǒng)、預(yù)算控制服務(wù)子系統(tǒng)、預(yù)算調(diào)撥子系統(tǒng)，以及配置管理模塊、接口管理模塊、預(yù)算控制分析模塊等組成部分。 凍結(jié)：指業(yè)務(wù)單據(jù)提交審批后，預(yù)算被暫時(shí)保留，但尚未實(shí)際使用。
控制策略通過(guò)組合組織、項(xiàng)目、預(yù)算科目、控制強(qiáng)度、控制周期、年份等維度，來(lái)定義該平臺(tái)控制業(yè)務(wù)流程的具體規(guī)則；并與預(yù)算余額表相結(jié)合，共同提供預(yù)算控制服務(wù)。
預(yù)算管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以通過(guò)手動(dòng)或系統(tǒng)自動(dòng)的方式同步至預(yù)算控制系統(tǒng)。
預(yù)算控制系統(tǒng)對(duì)同步過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷，若數(shù)據(jù)已存在，則進(jìn)行更新；若數(shù)據(jù)不存在，則新增該數(shù)據(jù)。 05.預(yù)算控制流程 當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至預(yù)算校驗(yàn)節(jié)點(diǎn)時(shí)，會(huì)通過(guò)“部門(mén)、科目、時(shí)間、金額”等參數(shù)，向預(yù)算控制平臺(tái)發(fā)起預(yù)算控制服務(wù)請(qǐng)求。由于預(yù)算科目與核算科目編碼不一致，預(yù)算控制平臺(tái)會(huì)依據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供的參數(shù)及映射表進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成后，平臺(tái)會(huì)根據(jù)這些參數(shù)查找相應(yīng)的預(yù)算控制策略，如取款控制周期、累計(jì)控制等，以進(jìn)行后續(xù)的預(yù)算控制處理。
1）預(yù)算校驗(yàn) 業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)至預(yù)算校驗(yàn)點(diǎn)時(shí)，會(huì)提供校驗(yàn)參數(shù)（包括業(yè)務(wù)單號(hào)、行號(hào)、部門(mén)、會(huì)計(jì)科目、年度、期間、行金額）給預(yù)算控制平臺(tái)。預(yù)算控制平臺(tái)會(huì)自動(dòng)根據(jù)相關(guān)參數(shù)獲取預(yù)算控制策略及預(yù)算可用余額，并與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行逐行比較（若業(yè)務(wù)單據(jù)為多行）。比較完成后，平臺(tái)會(huì)輸出控制結(jié)果，并根據(jù)該結(jié)果決定后續(xù)流程的進(jìn)行。 2）預(yù)算凍結(jié) 業(yè)務(wù)流程通過(guò)預(yù)算校驗(yàn)（即預(yù)算充足，且控制強(qiáng)度為警告或不控制）后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)將預(yù)算凍結(jié)明細(xì)反饋給預(yù)算控制平臺(tái)。若業(yè)務(wù)單據(jù)包含多行，則需按行提供明細(xì)。這些明細(xì)將被寫(xiě)入凍結(jié)/占用明細(xì)表，同時(shí)預(yù)算余額表也會(huì)得到相應(yīng)更新。此外，預(yù)算調(diào)撥申請(qǐng)?zhí)峤粚徟螅瑯右暈轭A(yù)算凍結(jié)，并會(huì)更新預(yù)算余額表。 3）預(yù)算占用 已凍結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，在通過(guò)審批（如財(cái)務(wù)復(fù)核點(diǎn)）后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)將凍結(jié)數(shù)據(jù)信息傳遞給預(yù)算控制平臺(tái)。平臺(tái)將先釋放凍結(jié)的預(yù)算，然后生成占用預(yù)算。若釋放或占用過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，系統(tǒng)會(huì)將錯(cuò)誤信息通知給業(yè)務(wù)系統(tǒng)。 4）預(yù)算沖回 業(yè)務(wù)單據(jù)被終止（如審批退回、主動(dòng)撤回等）后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)向預(yù)算控制平臺(tái)提交詳細(xì)信息（包括單據(jù)編號(hào)、公司、部門(mén)、行號(hào)、科目、金額、年度、期間等），以便進(jìn)行預(yù)算沖回處理。
06.預(yù)算余額表 預(yù)算余額表主要用于記錄預(yù)算執(zhí)行的匯總情況，可以直觀地查看預(yù)算余額、占用余額等信息，并為預(yù)算控制服務(wù)提供基礎(chǔ)的余額數(shù)據(jù)支持。
其中“組織、項(xiàng)目、科目、年度、期間、版本需唯一，不能重復(fù)”，需單獨(dú)記錄調(diào)撥中金額；預(yù)算原金額為從預(yù)算同步過(guò)來(lái)數(shù)據(jù)，記錄預(yù)算版本，預(yù)算原金額不更新更改。 預(yù)算余額（YTD）=本季預(yù)算金額-本季凍結(jié)金額-本季占用金額; 預(yù)算金額的計(jì)算公式為：預(yù)算金額 = 預(yù)算原金額 - 調(diào)撥金額。 預(yù)算余額（QTD，即季度至今）的計(jì)算公式為：本月預(yù)算余額 = 本月預(yù)算金額 - 本月凍結(jié)金額 - 本月占用金額。 預(yù)算余額（YTD，即年至今）的計(jì)算公式為：本季預(yù)算余額 = 本季預(yù)算金額 - 本季凍結(jié)金額 - 本季占用金額。 07.凍結(jié)與占用明細(xì) 主要提供預(yù)算凍結(jié)和占用明細(xì)信息的查詢(xún)服務(wù)。
業(yè)務(wù)系統(tǒng)需在各個(gè)校驗(yàn)點(diǎn)（包括凍結(jié)點(diǎn)、占用點(diǎn)、沖回點(diǎn)）將單據(jù)的詳細(xì)信息傳送至預(yù)算控制平臺(tái)。數(shù)據(jù)校驗(yàn)通過(guò)后，系統(tǒng)需存儲(chǔ)業(yè)務(wù)明細(xì)數(shù)據(jù)，并同時(shí)更新預(yù)算余額表。此外，還需記錄業(yè)務(wù)明細(xì)是否已經(jīng)成功更新預(yù)算余額表。 08.預(yù)算調(diào)撥 主要提供預(yù)算調(diào)撥申請(qǐng)及預(yù)算調(diào)撥申請(qǐng)查詢(xún)等功能。
其中，預(yù)算調(diào)撥金額需小于或等于預(yù)算余額，預(yù)算調(diào)撥申請(qǐng)?jiān)趯徟耙暈閮鼋Y(jié)預(yù)算。 09.預(yù)算控制與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成在業(yè)務(wù)發(fā)生流程中，每個(gè)事件發(fā)生的節(jié)點(diǎn)都會(huì)實(shí)時(shí)對(duì)預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)程度的控制，以實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制的目標(biāo)。
通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程可以看出，預(yù)算控制并非一次性動(dòng)作，而是需要在每個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)都進(jìn)行相應(yīng)的控制操作。例如，在申請(qǐng)時(shí)進(jìn)行占用控制，通過(guò)時(shí)進(jìn)行耗用控制，不通過(guò)時(shí)進(jìn)行沖回控制等。
預(yù)算占用是按明細(xì)行進(jìn)行處理的，一旦其中一行超出預(yù)算，則整單視為超預(yù)算。以下是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的預(yù)算校驗(yàn)過(guò)程。
閱讀原文：原文鏈接 該文章在 2025/2/26 12:36:17 編輯過(guò) |
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