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　　引言

　　傳統(tǒng)的手工辦公方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代辦公的需求，收發(fā)文管理系統(tǒng)作為提高工作效率、規(guī)范辦公制度，增強(qiáng)辦公的透明性，實(shí)現(xiàn)信息、文檔資源的統(tǒng)一管理，方便領(lǐng)導(dǎo)決策，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的重要工具，越來越受到人們的重視。

　　我們選擇B/S三層結(jié)構(gòu)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫采用SQL Server，WEB服務(wù)器運(yùn)行微軟的IIS，以ASP(Active Server Pages)作為開發(fā)工具，客戶端用IE瀏覽器。

　　B/S模式體系結(jié)構(gòu)概述

　　B/S模式是指在TCP/IP的支持下，以HTTP為傳輸協(xié)議，客戶端通過Browser訪問Web服務(wù)器以及與之相連的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的技術(shù)及體系結(jié)構(gòu)。它由瀏覽器、Web服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器組成（圖1）。B/S模式突破了傳統(tǒng)的文件共享及C/S模式的限制，實(shí)現(xiàn)了更大程度的信息共享，任何用戶只要通過瀏覽器即可訪問數(shù)據(jù)庫，從而克服了時(shí)間和空間的限制。

　　B/S模式的工作原理是：客戶端的瀏覽器通過URL訪問Web服務(wù)器，Web服務(wù)器請(qǐng)求數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，并將獲得的結(jié)果以HTML形式返回客戶端瀏覽器。

　　功能模塊

　　基于收發(fā)文檔一體化的實(shí)現(xiàn)機(jī)制，可將系統(tǒng)分為如下幾個(gè)子模塊。

　?。?） 系統(tǒng)管理

　　作為系統(tǒng)管理員，他可以對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括人員維護(hù)、科室維護(hù)、模塊維護(hù)、人員職能維護(hù)、人員職務(wù)維護(hù)、用戶權(quán)限維護(hù)、用戶口令維護(hù)、系統(tǒng)配置項(xiàng)的維護(hù)另外還可以對(duì)全局公告欄的類別進(jìn)行維護(hù)。

　?。?） 發(fā)文管理

　　發(fā)文管理是一個(gè)單位對(duì)具有約束能力文件形成過程的一種管理。如執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會(huì)審、會(huì)簽、簽發(fā)、文書打印、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。文件送閱和批復(fù)完全在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成，所有的工作流程可以由用戶自定義，所有的送交批閱痕跡，修改痕跡，操作時(shí)間和操作人都被詳細(xì)保留。同時(shí)，對(duì)發(fā)文系統(tǒng)還提供全文檢索、條件檢索等功能。

　　它主要的用于像公司規(guī)章制度的形成、檔案室制度的形成、財(cái)務(wù)室制度的形成、干部任免文件的形成、職工獎(jiǎng)罰規(guī)定的形成、庫存管理制度的形成、安全生產(chǎn)制度的形成、及其它對(duì)所有人都具有約束性的文件的形成過程。

　　圖(2)是整個(gè)發(fā)文的流程圖，用戶可以根據(jù)需要選擇其中的某些步驟來完成發(fā)文的管理。

圖2

　　（3） 收文管理

　　收文管理主要對(duì)外來公文進(jìn)行登記和處理。主要用于登記像稅務(wù)局發(fā)來的文件、公安部門發(fā)來的文件、總公司發(fā)來的文件行業(yè)主管部門來文的處理過程、協(xié)作單位發(fā)來的文件處理過程、兄弟單位發(fā)來的文件處理過程、及其它外來的公文文件的處理過程。

　　主要的處理過程有：收文登記、主任擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、處室承辦、傳閱、送交歸檔等功能。在領(lǐng)導(dǎo)批辦界面可以將文件送往更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，到底由哪些處室承辦，送交給哪些處室由最高領(lǐng)導(dǎo)決定。管理人員可以通過“收文查詢操作”對(duì)收文處理全過程進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督。

　　對(duì)辦理完畢的收文系統(tǒng)還提供全文檢索、條件檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。

　　圖(3)是整個(gè)收文的流程圖，用戶可以根據(jù)需要選擇其中的某些步驟來完成收文的管理。

圖3

　?。?） 檔案管理

　　對(duì)本部門或其它部門發(fā)送的文件進(jìn)行接收，然后將文件進(jìn)行組卷（將文件組入某一案卷中）、移卷（將某案卷中的文件移動(dòng)至其它案卷）、移出（將某案卷中的文件移出案卷）。對(duì)于未立卷的收發(fā)文文件，可以組卷。對(duì)于檔案可以進(jìn)行封卷，拆卷，銷毀案卷，對(duì)封卷的案卷或未封卷的案卷都可以進(jìn)行借閱和查詢管理，您可以在此進(jìn)行檔案的借閱、歸還。還可以對(duì)檔案的閱讀權(quán)限進(jìn)行有效地分配管理。

　　相關(guān)的實(shí)現(xiàn)技術(shù)

　　1、典型數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)

　　在收發(fā)文管理系統(tǒng)中，任意收文或發(fā)文文件都對(duì)應(yīng)一個(gè)默認(rèn)流程（事先已經(jīng)定義好了），文件按照流程中指定的步驟逐次向下流轉(zhuǎn)。以某收文流程為例有：收文登記—〉主任擬辦—〉領(lǐng)導(dǎo)批辦—〉處室承辦—〉送交歸檔。為了對(duì)文件進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)監(jiān)督它的流向進(jìn)程或者考察在某些階段處理的詳細(xì)情況，這就要求我們提供兩個(gè)重要的數(shù)據(jù)表，在本系統(tǒng)中為數(shù)據(jù)表gw_mrlc和數(shù)據(jù)表gw_cllc。

　　其中，gw_mrlc（wdlx,lcmc,ry,xh,clm,clr）記錄了系統(tǒng)中用到的各默認(rèn)流程的信息。Wdlx指文檔類型，收文或者發(fā)文；lcmc指流程名稱；ry指定義該默認(rèn)流程的人員；xh對(duì)應(yīng)默認(rèn)流程中各步驟的順序號(hào)，它有大小之分，小的則表示步驟在前，系統(tǒng)將先執(zhí)行；clm對(duì)應(yīng)默認(rèn)流程中各步驟的名稱；clr對(duì)應(yīng)默認(rèn)流程中各步驟的處理人員。

　　Gw_mrlc僅是記錄了各流程的信息，還需要gw_cllc（lxh,lcmc,xh,clr,jbrq,clrq,clyj,zt,wjm）來跟蹤文件在流程中的執(zhí)行狀況。對(duì)于任意收發(fā)文文件在系統(tǒng)中都會(huì)有各自唯一的流程與之一一對(duì)應(yīng)，lxh則記錄了該流程的序列號(hào)；lcmc,xh,clr同上所定義；jbrq,clrq,clyj,zt,wjm都是針對(duì)該流程中順序號(hào)為xh的各個(gè)處理步驟而言，jbrq指上一個(gè)步驟處理完畢提交過來時(shí)的日期；clrq指當(dāng)前步驟處理完畢時(shí)的日期；clyj指當(dāng)前步驟的處理意見；zt指當(dāng)前步驟的處理狀態(tài)，已經(jīng)處理還是尚未處理，以方便文件的實(shí)時(shí)跟蹤；wjm則記錄了文件的正文內(nèi)容和在流轉(zhuǎn)過程中文件的修改痕跡，具體的可以通過文件上傳功能來實(shí)現(xiàn)。

　　2、使用Session進(jìn)行登錄驗(yàn)證

　　ASP代碼使用表單實(shí)現(xiàn)交互，而相應(yīng)的內(nèi)容會(huì)反映在瀏覽器的地址欄中，如果不采用適當(dāng)?shù)陌踩胧?，只要記下這些內(nèi)容，就可以繞過驗(yàn)證直接進(jìn)入某一頁面。例如在瀏覽器中敲入“...xx.asp?flag=1”，即可不經(jīng)過表單頁面直接進(jìn)入滿足“flag=1”條件的頁面。

　　為防止未經(jīng)注冊(cè)的用戶繞過注冊(cè)界面直接進(jìn)入應(yīng)用系統(tǒng)，我們采用Session對(duì)象進(jìn)行注冊(cè)驗(yàn)證。例如，我們制作了下面的注冊(cè)頁面。

<%’讀取用戶登錄的信息

Luser=ltrim(Request("User"))

Lpass=Request("Pass")

’檢驗(yàn)帳號(hào)和密碼是否正確

if Luser=rs(“userid”) and Lpass= rs(“password”) then

Session("sysuser")=Luser ’使用Session對(duì)象進(jìn)行用戶登錄驗(yàn)證

…

else

response.write “您的輸入不正確！”

response.end

end if

%>

　　在應(yīng)用系統(tǒng)的其他WEB頁，首先要進(jìn)行Session對(duì)象的驗(yàn)證。如果你未通過用戶登錄界面，那么Session("sysuser")就為空值，你將無法使用系統(tǒng)提供的任何功能，除非你是合法用戶才可，這樣就在一定程度上保證了系統(tǒng)的安全性。其驗(yàn)證代碼如下：

<%

if session("sysuser ")="" then

response.write("對(duì)不起，你還沒有登錄。")

else

…

end if

%>

　　3、對(duì)ASP頁面進(jìn)行加密

　　為有效的防止ASP源代碼泄露，可以對(duì)ASP頁面進(jìn)行加密。我們?cè)捎脙煞N方法對(duì)ASP頁面進(jìn)行加密。一是使用組件技術(shù)將編程邏輯封裝入DLL之中；二是使用微軟的ScriptEncoder對(duì)ASP頁面進(jìn)行加密。使用組件技術(shù)存在的主要問題是每段代碼均需組件化，操作比較繁瑣，工作量較大，而使用Encoder對(duì)ASP頁進(jìn)行加密，操作簡(jiǎn)單，收效良好。

　　ScriptEncoder的運(yùn)行程序是SCRENC.EXE，使用方法是：

SCRENC [/s][/f][/xl][/ldefLanguage][/edefExtention]inputfile outputfile

　　其中：/s是屏蔽屏幕輸出；/f指定輸出文件是否覆蓋同名輸入文件；/xl指是否在.asp文件的頂部添加@Language指令；/ldefLanguage指定缺省的腳本語言；/edefExtention指定待加密文件的擴(kuò)展名。

　　4、存儲(chǔ)過程的使用

　　使用存儲(chǔ)過程不僅可以提高查詢速度，而且可以保證事務(wù)的完整性。在該系統(tǒng)中，每個(gè)文件對(duì)應(yīng)唯一的流水號(hào)，當(dāng)有新的文件要入庫時(shí)流水號(hào)就會(huì)自動(dòng)加一。由于所有的用戶都在網(wǎng)上，那么兩個(gè)文件同時(shí)入庫的情況就有可能發(fā)生，為了保證流水號(hào)的唯一性，就要求“取流水號(hào)”和“流水號(hào)加一”作為一個(gè)事務(wù)來完成。ASP調(diào)用存儲(chǔ)過程比調(diào)用SQL語句要復(fù)雜一些，必須用ADO組件中的命令對(duì)象，步驟如下：

　　創(chuàng)建一個(gè)ADO命令對(duì)象，把Commandtext屬性為存儲(chǔ)過程名，Commandtype屬性為4，表示該命令是調(diào)用存儲(chǔ)過程為命令對(duì)象創(chuàng)建參數(shù)。

　　用“命令對(duì)象.CreateParameter(參數(shù)名稱，類型，方向，長(zhǎng)度)”命令創(chuàng)建對(duì)應(yīng)與存儲(chǔ)過程的輸人、輸出參數(shù)。

　　用“命令對(duì)象.Parameters(參數(shù)名稱).Value=參數(shù)值”命令給輸人參數(shù)賦值。

　　用“命令對(duì)象.Parameters.Append參數(shù)名稱”命令將各個(gè)參數(shù)加入到命令對(duì)象的參數(shù)集合中。

　　“命令對(duì)象.Execute”執(zhí)行存儲(chǔ)過程。

　　“變量名=命令對(duì)象.Parameters(輸出參數(shù)名稱).Value”得到輸出參數(shù)值。

　　結(jié)束語

　　基于B/S模式開發(fā)的收發(fā)文管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，無疑會(huì)使傳統(tǒng)的以手工為主的辦公方式和辦公手段，向科學(xué)化、規(guī)范化、高效化和信息化轉(zhuǎn)變?？梢灶A(yù)計(jì)，隨著辦公信息量的增加和信息化程度的提高，電子辦公將是未來辦公的發(fā)展方向。