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已經有太多的高效系統供人使用，而對于那些剛剛開始，想尋求更好方法完成他們任務，項目，目標的人來說，要做一個高效系統卻是相當艱巨。這篇文章將告訴你怎樣設置一個簡單的個人高效系統，讓你在投入時間小的情況下通過一些簡單的工具準備獲得多的回饋。

步驟1：確定用紙還是用數碼

為了確定怎樣的系統對你來說是最有用的，你需要知道你自己是更傾向于用紙做計劃還是能通過一些數字工具幫你管理任務和時間。要搞清楚這件事你可以問自己一些問題，不用對每個問題揪著不放，誠實回答就好：

• 你是否對科技感到自在？
• 你都擁有什么設備，使用它們的頻率高嗎？
• 當你把事情寫下來，或者將他們放到網上、用錄音機錄下來，你會把事情記得更清楚嗎？
• 你的筆跡易讀嗎？如果你用紙做計劃，它會不會因為內容過剩而很少被實現？
• 你用什么方式消費新聞和書？
• 你是在紙上還是在網上閱讀他們？
• 你是否喜歡將你要做的事項擺在面前？還是說你從來沒這么做過？
• 你怎樣組織你的數碼文件？

一旦你弄清楚自己是數碼高效型或紙張高效型，你就需要用不同的適用工具來武裝自己。

步驟2：挑選合適工具

首先，你會需要為你的系統設置組裝些書寫工具。確定你會使用至少三種顏色，這樣你就可以通過不同的顏色處理特定的任務或項目。這么做可以讓你專注，并保持對事情的觀點（為此我用了多色筆）。

現在你需要決定你需要選擇的紙張產品。下面是一些例子：

• Dave Seah的 Emergent Task Planner（緊急任務規劃簿）: 這個工具可以讓你結構化自己的一天以確保你不會因為包攬太多事情而無法應付——并且讓你學會如何用你大部分的時間去做你最想完成的事。
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• Productive Flourishing Free Planners（蓬勃生產力免費策劃簿）: 通過Productive Flourishing，你可以免費地獲取這些紙質計劃表，它們不僅可以幫你將事情完成，還能讓你想清楚怎樣的計劃方法最適合你。
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• Creative’s Outfitter by Behance: 這個網站提供了不同的工具幫你做計劃，包括了專門為Behance自己的Action Method系統設計的工具。
• Frictionless Tools: 如果你想讓事情沒這么結構化，你可以試試Frictionless Tools。它們易于使用，并且會通過一些必備事項幫你擺脫思考把事情做好。
• EISENHOWER Pad: 這是一個完全不同的任務管理方法，它的四象限法最開始由Dwight Eisenhower進行推廣。除了用紙也可以在iPhone和web應用上使用。
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最后一件你會需要的，是一些放在你家或辦公室的紙質墻上日歷，幫你一目了然地跟蹤預約和一些絕對事務。使用一個日歷的關鍵在于你只需要將事情放到上面，并且不要講截止日期放到日歷上。否則你最終只會為截止日期而活而不是去打敗這些截止日期。

如果你是數碼型，你會需要決定自己將使用哪款app：

• Evernote：是其中一個被廣泛使用、接受的效率app。即使你不用它來做任務管理，也可以裝一個。它在做筆記和保存研究上很有用。Evernote同時還和Moleskine筆記本有合作，可以幫助那些愛紙人士將東西放到Evernote里——如果你想將紙上的事情變成數碼，這個值得關注。
• Asana：對于協作項目或任務來說是一個理想工具，它可以讓你遠離低效的電子郵件收件箱，同時擁有移動版本和iPhone app。
• IQTELL：盡管這個還是個測試版，但這個基于web的應用希望將所有重要的效率設置原則都放到一起。
• ToodleDo：這個app最適合那些只想在一個任務管理應用上使勁的人，它是跨平臺的。
• Remember The Milk：這是另一個非常受歡迎的應用，和ToodleDo一樣，因為多功能性而受到青睞。

至于日歷解決方案，除了使用Google日歷和iCal，你還可以使用下面的這些跨平臺工具：

• Doodle：在我看來它是最好的會議時間表工具。
• Clarity：它填補了Tungle.me（云上日程管理工具）遺留的空白（提供時間調度功能，以幫助更好地連接不同時區的人），而這或許也讓它能夠增強你的線上日歷。

步驟3：撰寫日志和目標設定

不管你將要使用的是哪種方式，你都需要有一本筆記本（或者一個像Day One這樣的app），這本筆記本只用于記錄日志，每周至少一次。我建議你從每周一次的日志開始，在適應之后再看如何安排。如果你在寫一個日志主題時存在困難，就利用這個機會回顧你過去一周的進度并預測、展望下周的事。不管你是從哪里找到靈感，都要隨時讓自己在“你在哪個進度中”以及“你想要達到的目標”問題當中保持清醒。當一切都失敗時，保持感恩，這是另一個讓你留在賽道上的方法。

不管是紙張高效型還是數碼高效型，都需要做一定的長期思考去奠定目標。你需要通過不同的時間維度勾畫出你的目標：5年，明年，今年，6個月，3個月，本月，每個時間維度都用單獨的一頁來寫。不做編輯修飾，讓想法隨意迸發。從你本月工作的下一步開始，并按照你的思路努力讓每一個進階都銜接起來。

如果你已經完成了這些，可以去散散步運動一下清理你的思緒，讓自己休息一下。畢竟你已經設置了一個系統的基礎架構——如果照著它去做是會成功的。

步驟4：列出要事

將那些偶然遇到并需要你花費時間行動的事情捕捉起來。如果你能立即做，那就把他們完成了，并跳過捕捉他們的步驟。如果你有個需要堅持的規律，那就在你選擇的工具上將這個規律捕捉出來并在需要的時候做重新的審視。但不要將這個規律放到你最主要的效率工具上。當你開始努力提高生產效率，你放入的事情越多，所產生的壓力就越大（即使你有在做所有你列出的事情也是一樣）。在這里需要抓取出來的是那些非常規的工作。如果你可以將事情要領直接放到你的主要效率工具上，就這么去做。如果不能，你可使用筆記本或索引卡的方式進行條列抓取。

在每天結束時將所有列出來的事項再次放到你主要的效率工具上，如果你已經做了其中的一些事了，就不用轉移他們了。也就是說，在一天要結束的時候，你可以在睡前規劃一下第二天做的事。通過對第二天的規劃，你返回工作時就不會有“需要做什么”的疑問。提前計劃能夠讓你提前邁進。

步驟5：重新審視

還是那句話，如果你喜歡，你可以為回顧一事做日志撰寫，這是每一星期后繼續成功的關鍵。回顧可以讓你在正確方向上保持前進，而不會阻止你的前進。這一步對于你高效系統的長期成功執行非常關鍵，所以不要在上面偷工減料。

另外，你需要在30天后重新審視你的系統對于你來說有多有效。如果它沒起作用，你可能就會發現你或許更適用于數碼工具。同時你還需要重新審視目標時間表并進行重新評估，把新目標加上，放棄不再那么期望的目標，并將你已經完成的目標劃掉。

結論

系統和結構是重要的，它們是讓人更富有成效的基礎，但并不代表他們是復雜的。事實上，人們放棄一個系統往往是因為它們太讓人氣餒。這也是因為它們很多在被設置出來的時候就是復雜的。擺脫思考并不意味著要變得復雜。

事實上，呆在你的腦海里才是讓事情更復雜的原因。

花一些時間弄清楚怎樣才會讓你和你的習慣更高效，其實你真的可以擺脫思考，并把事情做好。