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一、基礎資料的編碼原則：[br]1、 防止重碼 重碼指同一明細項目（如客戶）在基礎資料中有2個或以上代碼或名稱[br]基礎資料中供應商、客戶、物料極易出現重碼。為防止重碼應注意：對于同一項目盡可能只讓1至2人有增加權限，增加時盡可能使用標準名稱，客戶、供應商以公章為準，物料以物資管理部門規范的為主；在按f7查詢時盡可能使用搜索功能后，再增加；發現重碼后盡可能將后增加的資料刪除。[br]管理員知道有重碼時，要及時刪除多余的，使用后不能刪除的，要查看重碼資料已使用情況，將重碼資料修改為一個，其他的就可刪除了。[br]2、 留有余地 在編制基礎資料時，其代碼盡可能留有余地，以便以后將相同或類似的資料編在一起。如：我們將武漢廣場編為42.001，武漢鋼鐵廠編為42.002，后面還有42.003等，那么以后我們新增武漢商場不能設為42.002了，而為了管理方便，兩商場在一起應是好得多，所以我們將代碼留下一定的空間。[br]3、 級次要合理 我認為不宜一平到底，從1號編到最后，而應該根據其特點分有級次。[br]4、 編碼要簡單 編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因此物料編碼在應用文字符號或數字上應力求簡單明了，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，并可減少其中的錯誤機會。[br]5、 編號要單一 理解物料單一性時要有一定的原則，同一物品如為不同廠家生產的應為同一物料編號；如果出現不同物料又使用同一編號的，需與管理員協商后通知所有操作員，例如：電腦。嚴格說來，只要電腦的配置不一樣，其代碼就應不一樣，但如果管理要求只分便攜機、品版機、兼容機，那么少編幾個也未償不可，這種情況必須通過輔助帳或備注來補充說明。此外，對于同一物料既有外購的，又有自制的，由于其很多業務處理及性質不一樣，應作為兩種物料代碼。出現上述特殊情況時，應與管理員協商后方可確定，并由提議人通知各相關人員。[br]6、 規則性 很多同類物料其規格型號有判別且有一定的順序，那么編碼時盡量按一定的規則從大到小或從小到大，如將5mm、10mm、20mm的螺絲等按序編號。[br]7、 各部門協調性 在客戶編碼上一定要取得銷售部門的支持，供應商及物料編碼一定要取得供應部門的支持。[br]二、物料編碼的方法[br][br]目前工商企業所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：[br]a、阿拉伯數字法[br]阿拉伯數字法，是以阿拉伯數字作為物料編碼的工具，采用以一個或數個阿拉伯數字代表一項物料。這種方法容易了解。以阿拉伯數字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：[br]1．連續數字編碼法[br]連續數字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關聯。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。[br][br]2．分級式數字編碼法[br]分級式數字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如此繼續進行下去。在分級式數字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。[br]表一為三種屬性的階級式數字編碼法，這種方法的優點一方面顯示編碼的規律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數不夠用。[br][br]來 源（大類） 材 料（中類） 用 途（小類）[br]1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件[br]2 = 外購 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料[br]3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品[br]4 = 化學品 [br][br]3．區段數字編碼法[br]4．國際十進分類數字法（u. d. c. ）[br]所謂國際十進位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數字為代表，如此進行下去按金字塔pyramid形態展開。其情形如下：[br]6 應用科學[br]62． 工業技術[br]621． 機械的工業技術[br]621．8 動力傳動[br]621．88 挾具[br]621．882． 螺絲、螺帽[br]621．882．2 各種小螺絲[br]621．882．21 金屬用小螺絲[br]621．882．215 丸螺絲[br]621．682．215.3 平螺絲[br][br]采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數字之后仍須繼續延長時時，即應加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產生均可插入原有物料編碼之系統而不混淆原有之物料編碼系統，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。[br][br]b、英文字母法[br]是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中i、o、q、z 等字與阿拉伯數字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以a代表金屬材料，b代表非木材，c代表玻璃。以aa代表鐵金屬，以ab代表銅金屬......，英文字母在我國已經相當普遍，是可用的物料編碼方法。[br][br]c、暗示法[br]暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯想出來。暗示編碼法又可分為：[br]l 字母暗示法[br]l 數字暗示法[br][br]1、英文字母暗示法：[br]從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。[br]例如： [br]vc=variable capaciter(可變電容器) [br]ic=integrated circuit(集成電路)[br]sw=switch(開關)[br]2、數字暗示法：[br]直接以物料的數字為物料編碼的號碼，或將物料的數字依一固定規則而轉換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數字的暗示中得悉該物料為何物。[br]物料編碼代表的意義：[br]例1：電阻值的編碼[br]編碼 電阻值[br]005 0.5ω[br]050 5ω[br]100 10ω[br]101 100ω[br]102[br]103 10,000ω[br]104 100,000ω[br]105 1,000,000ω[br][br][br]例2：鋼筋直徑的編碼[br][br]編 號鋼筋直徑[br]12 12mm[br]16 16mm[br]19 19mm[br]25 25mm[br][br]d、混合法[br]混合法物料編碼系聯合使用英文字母與阿拉伯數字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進位或其他方式編阿拉伯數字號碼。這種物料編碼方法較十進位采用符號較多，故有不少公司樂于采用此種方法。[br][br]四、我推薦使用的物料編碼方法[br]我推薦大家使用以十進分類數字法為主的混合法，其方法是將所有明細物料均設為三至四級（所有物料代碼長度一致），所有代碼均以數字表示，第1級1位數，主要分外購材料、產成品、半成品、虛擬件（供制作bom使用）等，第2級2位數，表示其大類，第3級2位數，表示小類，第四級3位數，表示明細項。[br]編碼長度的原則是第1級1位、類別2位、明細3位，否則根據實際情況增減級數。[br]不論某一具體物料是否夠最長級數，都要設成一樣的級數和長度，這樣在倉存系統等中使用分級匯總時就可以看到你意想不到的效果，能夠看到不同大類、小類的匯總結果。[br]在用數字編碼的過程中，適當考慮不同型號的物料順序和留有空間等原則。[br]需要指出的是物料代碼可隨時更改，以解決部分編碼不能滿足你的需要的情況，此外，k3系統還有更改上一級代碼后，原來屬于其下一級的代碼都隨之更改。[br]列舉一例：1.01.01.005分別表示外購物品、元器件、電容、***號電容[br]1.01.02.100分別表示外購物品、元器件、電阻、***號電阻[br]在我公司進行編碼規則討論時，有人建議按產成品來分類，為生產某產品的原材料、自制半成品為同一類；有人建議加上字母來表示類別或明細；有人建議不需分級次按簡單順序編號。這些后來都沒通過，而使用了上述模式。[br][br]五、我推薦使用的供應商編碼規則[br]在供應商代碼問題上，當時主要有兩種意見：一是按行政區域分兩級，另一個是按供應不同的物資來分類（主要供應我們元器件還是其他），然后按行政區域劃分共分三級。開始按第二種方式進行，運行半年后，發現這種方式不便工作進行，改為第一種方式。[br]我們的分級很簡單，即第1級用數字來表示省份，數字為每個省的標準代碼（即每省身份證前2位），第2級為明細。沒有采用常規的字母加數字方式，如bj001代表北京某單位。[br]同樣在供應商分級上也有好處，我們通過分級，在查看供應商欠款時能夠清晰地看到上一級某省的欠款情況。[br]六、客戶編碼規則 同供應商編碼規則[br]七、部門和職員[br]部門的編碼有兩種：第一是直接編到明細單位，哪些單位是明細單位由大家自行判斷；第二是分級，如公司下設廠、廠下設車間、車間可能下設班組，我認為兩種方式都可取，沒有特別之處，習慣而已。[br]很多單位職員已經有了編碼，可以參考，但不必完全一致。我在設置職員編碼的時候分了級，級次是以該職員所在單位為類別的。[br]我建議部門和職員還是用數字來編號，職員可考慮除數字編號外加上其姓名的拼音，但拼音代碼必須統一為三位，不足三位的，后一位用o或其他字母代替。