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[點晴永久免費OA]關(guān)于工作聯(lián)絡(luò)單或工作流審批之后文件留檔的問題
Ccoffee
2013年3月19日 17:28 本文熱度 19658
工作聯(lián)絡(luò)單或者工作流程，那些需要走流程的文件，領(lǐng)導(dǎo)只是在oa批示，但是附件里的文件只是文檔，沒有真的在上面簽字，這些文件怎么留檔保存呢？

 

 

點晴OA：工作聯(lián)絡(luò)單與工作流都是為了加速審批環(huán)節(jié)，但一些必須留檔的紙質(zhì)票據(jù)、受控類文件事務(wù)還是需要集中補(bǔ)簽，存檔

該文章在 2013/3/19 17:28:11 編輯過

全部評論6
admin
2013年3月19日 17:32
對于此類有硬性規(guī)定需要紙質(zhì)文檔留存?zhèn)洳橐蟮膶徟ɡ纾贺攧?wù)費用審批、ISO文件發(fā)布等），按照我們之前的經(jīng)驗，為了充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的優(yōu)勢，可以先在OA系統(tǒng)里面完成工作流的審核，事后再安排在月底一次集中要求審批者補(bǔ)簽書面紙質(zhì)文檔的方式來留存?zhèn)洳椤?/div>
mzllm
2013年3月21日 12:12
據(jù)我使用OA的經(jīng)驗，樓上所說的涉及到電子簽名的問題，電子簽名可以在流程上批示簽名，同時，電子簽名也可以應(yīng)用到附件的文檔中，包括審批人對附件文檔修改的記錄，和電子簽名。流程建立的時候一般都會設(shè)立一個歸檔部門，所以審批完成后會轉(zhuǎn)到歸檔的部門進(jìn)行歸檔。對于歸檔的文件，可以供申請查閱。如果需要紙質(zhì)歸檔的，直接打印歸檔。電子簽名和手寫簽名具有同等效力。 一個月后打印流程集中審核這種方式不科學(xué)，也不實際。
admin
2013年3月21日 16:29
要明確一下，電子簽名和手寫簽名是肯定不具備相同的法律效力的，國家目前的法律只100%承認(rèn)蓋章和簽名的書面文檔，對于電子證據(jù)不是100%承認(rèn)的！
我們上面所說的手工書面簽名留存是國家管理機(jī)關(guān)硬性要求的，例如：報銷單、采購單等涉及到企業(yè)資金流向的原始憑據(jù)必須經(jīng)申購人、審批人手工簽名，稅局查賬或?qū)徲嫴块T做審計報告時是要求一定要提供原始手工簽名憑證的，所謂的電腦中的電子簽章在現(xiàn)行政策下是100%無效的，不管你的IT系統(tǒng)有多強(qiáng)大、電子簽章多逼真，都必須打印成紙質(zhì)文檔手工簽名備查！
 
除此之外的其他文檔是否有電子簽章、或紙質(zhì)書面簽章其實都意義不大！原因是既然使用了IT系統(tǒng)，就已經(jīng)默認(rèn)了這種審批方式在企業(yè)內(nèi)部的有效性，和是否有電子簽章無關(guān)，電子簽章的保存始終還是采用密碼的（不要說那種手寫的，如果不是專用電子寫字板，用鼠標(biāo)寫的那種簡直就是兒戲，那種更容易偽造！），所以在系統(tǒng)有安全性保障的前提下使用人必須確保自己密碼的安全性，并需要為自己密碼的泄密承擔(dān)相應(yīng)的后果。
 
其實點晴OA系統(tǒng)的Office控件中也有電子簽章功能，基于以上原因，并且電子簽章的加入將會大大增加系統(tǒng)的使用復(fù)雜度，對于中小企業(yè)而言是一個華而不實的噱頭，所以我們特意屏蔽了電子簽章功能。
 
對于ISO文件等有書面簽名要求的，我們建議現(xiàn)在OA系統(tǒng)中完成審批，事后再補(bǔ)簽書面簽名以備ISO等管理場景下查詢、審核，也可以修正公司的ISO文件的管理制度，說明是采用電子流審批的，這個也是可以的。
如果是涉及到國家政策和法律層面的文檔審批，例如上面說的報銷單、采購單等，為了提高企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作效率，可以現(xiàn)在OA中完成審批后進(jìn)行相關(guān)的工作，但事后還是務(wù)必按照國家管理機(jī)構(gòu)的要求補(bǔ)簽相關(guān)單據(jù)，以避后患。
mzllm
2013年3月22日 13:54
據(jù)我了解，電子簽名是具有法律效力的。在中國早在2004年就頒布和實施了中華人民共和國電子簽名法。這個是在法律層面的。另外，OA更多的應(yīng)用在公司內(nèi)部層面，公司領(lǐng)導(dǎo)的電子簽名，公司層面認(rèn)可即可，在流程審批上有領(lǐng)導(dǎo)的電子簽名和OA帳號是實現(xiàn)雙重加密，就算取得了領(lǐng)導(dǎo)的OA帳號密碼，沒有領(lǐng)導(dǎo)的電子簽名，在審批上也是無效的。這比單單的OA密碼保護(hù)要安全，況且電子簽名是個性的簽名，總打字出來的可信性也更高。現(xiàn)在一般公司的做法是OA走流程，最終的報銷單據(jù)用手簽字就行了。
admin
2013年3月22日 15:4
電子簽名具有法律效力的前提條件是符合國家法規(guī)要求、向國家相關(guān)主管部門申請經(jīng)過審核通過才能開展這項服務(wù)，而且電子簽名也是有使用范圍的，例如涉及到企業(yè)做賬方面的單據(jù)稅局是肯定不認(rèn)電子文檔的，通常而言的電子簽名一般是用戶企業(yè)和用戶、企業(yè)和企業(yè)之間的（B2B、B2C）。
 
這些明顯就和我們現(xiàn)在提到的中小企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)所用的電子簽名是兩碼事，所以，OA系統(tǒng)的電子簽名對于用戶而言是錦上添花、對于電子簽名開發(fā)商而言是忽悠企業(yè)花錢的道具。
 
安全性并不是問題，很多方法可以實現(xiàn)更高級別安全性的，例如：動態(tài)密保卡、二次動態(tài)密碼認(rèn)證、登錄時手機(jī)短信提醒、登錄密碼失敗手機(jī)短信提醒、系統(tǒng)完整的操作日志等，點晴OA中部分高保密要求的模塊就是采用了這些方法的，這些都不需要額外的費用支出和安裝插件的。
mzllm
2013年3月22日 15:6
OA本身就是方便企業(yè)內(nèi)部協(xié)同辦公的工具，是為了提高辦公效率而存在的，如果在OA上走了的流程，還得在實際環(huán)境中再去走一次簽名的流程，我覺得這是一個倒退。另外，電子簽名技術(shù)也已經(jīng)非常成熟。我覺得要進(jìn)步就是一種不斷嘗試新事實的過程。而不是為自己的不足找理由。
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