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    陽春三月, 本應(yīng)是陽光明媚令人心曠神怡的季節(jié),但正如近日倒春寒的天氣一樣讓我感到深深的寒意。原因是最近公司讓我接手一個(gè)實(shí)施到一半的erp項(xiàng)目，而這個(gè)項(xiàng)目只有片言片語的幾份簡(jiǎn)單文檔。不但沒有詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，更沒有詳細(xì)的實(shí)施文檔記錄。在接手此項(xiàng)目后讓我深深的感受到?jīng)]有實(shí)施文檔的痛苦，因?yàn)樗械囊磺卸家约褐匦旅鳌２坏速M(fèi)了寶貴的實(shí)施時(shí)間，而且還經(jīng)常需要做重復(fù)的工作。缺乏實(shí)施文檔讓我在這個(gè)erp項(xiàng)目中吃盡了苦頭，這里和大家分享我對(duì)實(shí)施文檔的一些反思和總結(jié)。

常見的erp實(shí)施文檔缺陷

    當(dāng)我從公司前任erp項(xiàng)目實(shí)施同事手中接過"薄薄兩頁(yè)紙"的實(shí)施文檔時(shí)，我難以置信的看著他問"沒有了嗎？只有這些？"，我同事尷尬的點(diǎn)點(diǎn)頭，然后他再說了一句讓我吐血的話"實(shí)施計(jì)劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢。"實(shí)際上，這完全是對(duì)實(shí)施文檔的誤解，也是許多erp實(shí)施顧問的通病。

    （1）什么是erp項(xiàng)目實(shí)施文檔？

    erp實(shí)施文檔是用來記錄、描述、展示實(shí)施過程一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)過程或結(jié)果進(jìn)行描述、定義、規(guī)定及報(bào)告。例如，分階段實(shí)施計(jì)劃文檔、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程文檔、標(biāo)準(zhǔn)編碼及數(shù)據(jù)文檔、標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)設(shè)置文檔、功能操作指南文檔等。這些文檔將會(huì)伴隨著erp實(shí)施的各個(gè)階段逐漸充實(shí)、完善,也同時(shí)記載了整個(gè)實(shí)施的過程和成果。

    從內(nèi)容上說，erp項(xiàng)目實(shí)施文檔可分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項(xiàng)目可交付物的一個(gè)組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項(xiàng)目管理進(jìn)程中的各種信息，為實(shí)施人員提供決策依據(jù)，以保證erp項(xiàng)目的順利實(shí)現(xiàn)；另一方面，過程文檔也是實(shí)施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對(duì)過程文檔進(jìn)行歸納和分析，可以對(duì)實(shí)施項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)了然于胸，從而對(duì)后續(xù)erp日常運(yùn)作、維護(hù)更加有的放矢。

    （2）常見的erp實(shí)施文檔缺陷

    一般來說，實(shí)施文檔是否規(guī)范和專業(yè)已成為erp實(shí)施的重要評(píng)價(jià)指標(biāo)之一。經(jīng)過深入分析，我總結(jié)這個(gè)項(xiàng)目主要存在這些缺陷：①文檔編寫不夠規(guī)范：主要表現(xiàn)為項(xiàng)目實(shí)施過程中，沒有對(duì)每一個(gè)階段的文檔進(jìn)行分層次整理和管理，各類文檔資料缺少一致性。②文檔內(nèi)容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進(jìn)行了編寫，但編寫的內(nèi)容經(jīng)常不夠完善；要么文檔極其簡(jiǎn)單，相當(dāng)于沒有文檔；要么文檔流于形式，沒有什么實(shí)際的價(jià)值，甚至于有的實(shí)施文檔與實(shí)施過程完全不相符。③文檔沒有統(tǒng)一入庫(kù)管理：隨著erp系統(tǒng)的不斷優(yōu)化、升級(jí)，新需求的不斷產(chǎn)生，各種文檔越來越多，沒有建立一個(gè)文檔資料庫(kù)。不同時(shí)期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時(shí)非常困難。④只重視文檔的形式，實(shí)用性不強(qiáng)。在實(shí)際的實(shí)施過程中，編制人員沒有時(shí)間去關(guān)心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，以免影響考核成績(jī)，這樣一來一些不實(shí)用的、重復(fù)的文檔不但阻礙erp實(shí)施的可執(zhí)行性，而且還影響項(xiàng)目的整體進(jìn)度。

文檔對(duì)項(xiàng)目實(shí)施起到什么作用？

    與本項(xiàng)目前任負(fù)責(zé)同事溝通中了解到，他對(duì)實(shí)施文檔的作用存在非常多的誤解，認(rèn)為實(shí)施的事情本來就多，有許多用戶抱怨的事情要處理，根本沒有時(shí)間來寫文檔。因?yàn)橛辛诉@樣的想法，就開始忽略文檔的編制。例如，認(rèn)為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡(jiǎn)單寫的就絕不詳細(xì)寫。實(shí)際上，實(shí)施文檔是一種工具，是古語有云的"磨刀不誤砍柴功"。

    （1）文檔能提高實(shí)施過程的能見度

    規(guī)范、齊全的文檔會(huì)詳細(xì)記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的事件，便于實(shí)施人員掌握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、實(shí)施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時(shí)，文檔還有助于實(shí)施人員與操作人員明確了解各自的職責(zé)，信息互通，共同把握實(shí)施過程的節(jié)奏。因此，實(shí)施成員用一定時(shí)間編制、整理實(shí)施文檔，可以使實(shí)施人員對(duì)各個(gè)階段的工作進(jìn)行周密思考、理順和找出存在的問題，從而減少差錯(cuò)，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。例如，通過對(duì)文檔的檢查，在項(xiàng)目實(shí)施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯(cuò)誤或不一致的地方，及時(shí)糾正以減少大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。

    （2）文檔能規(guī)范實(shí)施問題的處理

    實(shí)施過程中肯定會(huì)遇到各種各樣的問題需要解決，這類問題的處理和解決是關(guān)系到實(shí)施效果是否有效的標(biāo)志。這類問題主要分兩種情況：①是重要的反饋遲遲得不到解決和回復(fù)，當(dāng)文檔化做得好時(shí)，在出現(xiàn)問題的時(shí)候，打開文檔可以一目了然，責(zé)任不會(huì)被推卸。②是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現(xiàn)，簡(jiǎn)單而又瑣碎的重復(fù)問題會(huì)讓實(shí)施顧問疲于奔命，效率低下。這時(shí)，一個(gè)文檔化的faq問題集對(duì)項(xiàng)目實(shí)施就顯得意義重大。

    （3）便于項(xiàng)目成員之間的交流與合作

    文檔是一種無聲的語言，它記錄了項(xiàng)目實(shí)施過程中有關(guān)軟件配置、運(yùn)行、維護(hù)和培訓(xùn)等方面的信息，有利于管理人員、實(shí)施人員、操作用戶之間的交流和合作。例如，明確的操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范化操作，強(qiáng)化培訓(xùn)效果。因此，描述清楚、完備的文檔便于團(tuán)隊(duì)成員了解實(shí)施過程中的各項(xiàng)指標(biāo)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與實(shí)施團(tuán)隊(duì)之間架起的一座橋梁。

    另外，文檔的重要性還表現(xiàn)在對(duì)于項(xiàng)目"傳承"的重要性。有了好的文檔，那么當(dāng)項(xiàng)目有新成員進(jìn)入，erp實(shí)施文檔就可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用，而不是單單詢問原來的成員，節(jié)省了大家的時(shí)間。而且當(dāng)實(shí)施完成后，實(shí)施文檔可成為企業(yè)實(shí)施信息化的文字載體，為在后續(xù)人員培訓(xùn)方面提供詳盡的素材。

    （4）實(shí)施文檔是人員經(jīng)驗(yàn)提升的最好途徑

    善于學(xué)習(xí)，對(duì)于任何職業(yè)而言都是前進(jìn)所必需的動(dòng)力。對(duì)于erp實(shí)施來說，這種要求就更加高了，項(xiàng)目文檔對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施人員的素質(zhì)提升大有裨益的。目前不少企業(yè)在進(jìn)行erp項(xiàng)目實(shí)施時(shí)都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)通病：由于人員素質(zhì)有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)往往顯得無所適從。而從本質(zhì)上講，項(xiàng)目文檔強(qiáng)調(diào)的是一種規(guī)范化管理，要求項(xiàng)目人員利用書面語言進(jìn)行溝通表達(dá)，以指引項(xiàng)目運(yùn)作。所以，實(shí)施人員不應(yīng)該只為寫實(shí)施文檔而寫文檔，良好的文檔是思想交流、溝通的基礎(chǔ)，也是整理和理清思路的基礎(chǔ)。不懂得從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)，永遠(yuǎn)不會(huì)有質(zhì)的提高。只有當(dāng)每次完成一個(gè)實(shí)施任務(wù)時(shí)，都有目的的隨時(shí)總結(jié)和尋找不足，一個(gè)實(shí)施顧問才可能成長(zhǎng)起來。因此，專業(yè)的實(shí)施文檔是涉及到一個(gè)實(shí)施顧問的做事能力和風(fēng)格，不但是體現(xiàn)實(shí)施顧問能力的標(biāo)志，也是體現(xiàn)一個(gè)erp實(shí)施團(tuán)隊(duì)管理水平的重要標(biāo)志。

    （5）有利于項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)控作用

    erp實(shí)施是一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)很高的工程，需要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻?xiàng)目監(jiān)控。一般來說，在erp項(xiàng)目實(shí)施過程中每項(xiàng)工作的事前計(jì)劃、事中實(shí)施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，文檔包括與項(xiàng)目相關(guān)的資源及其使用情況。因此，階段性的檢查、評(píng)審和文檔化成果是實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)控的重要方法之一。因?yàn)樵敱M而規(guī)范的實(shí)施文檔成果不僅有利于監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，也利于項(xiàng)目驗(yàn)收。項(xiàng)目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，由此人們熟知的一句話"項(xiàng)目的運(yùn)作在一定程度上是由文檔驅(qū)動(dòng)的"是有道理的。從文檔的角度來看，erp項(xiàng)目的實(shí)施過程就是一個(gè)文檔制作與實(shí)施的過程。

高效管理實(shí)施文檔的策略和方法

    如前文所述，實(shí)施文檔對(duì)于erp實(shí)施項(xiàng)目管理的作用是不容置疑的，但實(shí)施文檔的管理卻通常是erp實(shí)施管理中最容易忽略的部分。通過對(duì)這次項(xiàng)目的反思和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，我認(rèn)為在文檔管理中應(yīng)該要注意以下幾個(gè)方面：

    （1）應(yīng)建立規(guī)范的文檔管理制度。重點(diǎn)應(yīng)體現(xiàn)為兩點(diǎn):①要對(duì)實(shí)施文檔的數(shù)量、名稱、標(biāo)識(shí)、類型、管理責(zé)任人、內(nèi)容等基本內(nèi)容做出事先安排,得出實(shí)施文檔的總覽表。②是制定對(duì)各種項(xiàng)目文檔的管理程序,如批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、標(biāo)識(shí)、密級(jí)、貯存、傳遞、查閱等,為項(xiàng)目的文檔配置管理鋪設(shè)一個(gè)良好的基礎(chǔ)平臺(tái)。

    （2）規(guī)范化文檔版本管理。這是一個(gè)非常重要的步驟，因?yàn)榘姹净靵y不但是實(shí)施文檔的一個(gè)致命傷，更是一個(gè)非常常見的缺陷，所以實(shí)施文檔的有效管理必須要實(shí)行版本控制。

    （3）創(chuàng)建文檔庫(kù)的訪問規(guī)則，這是文檔管理的重要環(huán)節(jié)。訪問規(guī)則確定誰可以訪問、閱讀、升級(jí)以及在文檔庫(kù)中添加文檔。同時(shí)，文檔庫(kù)還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，以便對(duì)哪些文件進(jìn)行存檔或?qū)δ男┡f文件進(jìn)行清理，以確保實(shí)施文檔的管理符合公司、項(xiàng)目實(shí)施組的需求。

    （4）文檔的審核。除用于溝通之外，重要的文檔應(yīng)該要進(jìn)行審核。審核就是檢查編寫的項(xiàng)目文檔是否齊全、有無遺漏、是否符合文檔的規(guī)范要求、內(nèi)容描寫是否正確緊扣主題、列出的圖表信息是否準(zhǔn)確等等，以確保實(shí)施文檔的質(zhì)量。例如，階段性成果實(shí)施文檔應(yīng)該由相關(guān)主管簽字，以確認(rèn)階段性成果符合要求并予以接受。

    （5）使用工具管理文檔。對(duì)于一個(gè)大型的erp項(xiàng)目實(shí)施來說，經(jīng)過調(diào)研、實(shí)施、二次開發(fā)和應(yīng)用維護(hù)等各個(gè)階段，整個(gè)實(shí)施周期中都會(huì)有大量的文檔。這些文檔的內(nèi)容有的是在不斷變化的、有的是連續(xù)的、有的是承前啟后的、有的是新增加的、也有的是廢除的。這就需要一個(gè)統(tǒng)一的文檔管理工具，分門別類的統(tǒng)一存放管理各種實(shí)施文檔資料，或應(yīng)要建立實(shí)施文檔資料庫(kù)。

    總之，實(shí)施文檔在erp項(xiàng)目實(shí)施過程中起到關(guān)鍵的作用。從某種意義上來說，實(shí)施文檔是項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范的體現(xiàn)和指南，按照規(guī)范要求編制一整套實(shí)施文檔的過程，也就是完成一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程，是絕對(duì)不應(yīng)該輕視的。