可視化WBS讓開發管理一目了然
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最近我負責的一個軟件開發項目出現狀況。因為沒有做好項目任務分配和控制，結果項目進行得一塌糊涂。在階段報告會議上，面對各方質問我無言以對，連項目到底已經完成了什么任務，還有多少任務沒有完成都沒有一個清晰的說法。最后項目被迫暫停整頓。 面對項目重啟千頭萬緒的工作，我只感到眼前一遍漆黑，摸不著頭腦。我的經驗、智慧、精力和能力都受到極大的挑戰。為此我專門請教資深的開發專家，經過分析他認為，造成如此窘境的原因在于我在接受任務后，沒有認真地把開發任務進行顯形化和可視化管理，就匆忙地展開開發活動，以致落入今天一籌莫展的境況。 一般來說，由于軟件開發項目具有人多、錢多、事多、過程長，而且復雜度高、風險不可控等特點，所以在開發過程中很容易引起各種混亂。當不能及時有效地解決時，就會造成進度失控、預算超支、質量差等問題，嚴重時項目還可能會無疾而終。因此，該專家建議我應該學會利用項目管理的方法、工具和技術構建一個可視化平臺，將復雜紛亂的項目任務進行圖像化和可視化管理，這正是我能否走出項目混亂泥潭的關鍵所在。 什么是可視化wbs方法？ 如何對軟件開發進行可視化管理是一件讓人頭痛的事情。專家給我的建議是：軟件開發好的管理必須做好一件事情，就是分配、執行和追蹤任務都能用圖形化表示出來，而且必須一目了然。在經歷多次痛苦的失敗和反思后，我終于找到一種可視化的開發管理工具，那就是在軟件開發中應用wbs方法。這種可視化的管理方法使我有一種四兩拔千斤，項目混亂灰飛煙滅的感覺。 （1）什么是可視化的wbs wbs（work breakdown structure）即工作分解結構，是根據項目目標把工作分解成許多層次分明的、可交付成果的工作任務，然后用邏輯圖形或樹形結構表示出來。wbs是由3個關鍵元素構成：w，工作，可以產生有形結果的工作任務；b，分解，是一種逐步細分和分類的層級結構；s，結構，按照一定的模式組織各部分。 wbs表現為一種可視化、層次化的樹狀結構，它定義了整個開發項目的工作范圍，wbs的層次結構是以可交付任務成果為對象，包括內部和外部可交付成果。隨分解層次的深入，所定義的項目任務也就越詳細越具體。每向下分解一個層次，就意味著項目工作的定義深入了一步。位于整個wbs分解結構最底層是不能再進一步細分的任務，稱為工作包。因此，在項目規劃的過程中，應用可視化wbs方法進行工作任務分解，就能在此基礎之上再進行資源分配、進度計劃預估和成本預估。 （2）wbs的基本要素：結構、工作包、字典和報告 在項目管理中，wbs是一個分層次的、從全面到細節的樹形結構，由可交付成果和需要執行的任務組成。wbs的目的是識別項目中實際需要完成的工作任務，因此wbs有四個基本要素： 一是結構化編碼：wbs結構是以等級狀或樹狀來構成，底層代表詳細的信息，逐層向上。wbs的結構應是科學的邏輯結構，而不是單個的、離散的、在時間順序上不連續的成果的描述結構。wbs結構由層層的邏輯包含關系構成，非常嚴謹。在表現結構化的時候，最好的方式是應用結構化的編碼體系來體現。 二是工作包：工作包是wbs的最底層元素，也是最小的可交付成果。通過這些最小的可交付成果很容易就能識別出完成它的活動、成本和責任人，以及其它資源信息。 三是wbs字典：在開發管理中規范化、標準化一直是軟件開發追求的目標，wbs字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義wbs分解的工作文檔。同時，wbs字典也使得wbs易于溝通和被開發團隊以外的相關參與者理解（如高層領導和客戶等）。 四是工作報告：可視化的工作任務完成報告的目的是要反映開發到目前為止的進展。通過任務完成報告，領導能夠判斷和評價開發過程的各個方面是否偏離目標，偏離程度是多少。 為什么wbs具有可視化作用？ 在原先暫停的項目中，我也曾應用多種項目管理工具，其中也進行了項目任務分配和跟蹤，但結果還是丟三落四，混亂不清。后來分析主要原因發現，是不能直觀地看到任務的分配和完成情況帶來的惡果。那么，為什么wbs具有直觀的可視化功能呢？ 作為一個描述開發任務分解的可視化工具，wbs能直觀地展現一個項目全貌，清晰地用樹形圖表（或其它邏輯圖形）來表示各工作任務之間的相互聯系，詳細說明為完成項目所必須完成的各項任務的計劃工具。同時，它在圖表上直觀的標注和定義里程碑事件，這可以作為項目狀況的可視化工具向高層報告項目完成情況。當項目結束時，還可以是項目績效衡量的量化依據。因此，它能幫助項目經理把工作任務圖形化和顯影化，也能更直觀的管理和評價開發工作的績效。 （1）初期作用：圖形化項目任務規劃 wbs是面向可交付成果的一組工作任務，這些任務定義了工作范圍，未在wbs中包括的工作任務就不屬于開發的范圍。wbs樹形圖每下降一層就代表對項目工作更加詳細的定義和描述。因此，可視化的可交付成果工作分解可以防止遺漏項目的可交付成果，這能幫助項目經理直觀的關注項目目標和明確職責。 （2）項目計劃時：使項目進度表一目了然 可視化的wbs能幫助改進時間、成本和資源估計的準確度。軟件開發是個龐大的項目，過程控制主要是體現在執行過程中的時間進度控制，而wbs能把開發計劃過程圖形化，能在圖形上標注各階段投入的資源和達到目標所用的時間。通過圖表化的樹形結構能把大任務分解成多個小任務，使可視化的項目可交付成果一目了然。因此，這種可視化的wbs方法不但能更加精確估算工作量和分配工作，并且能更加細密的跟蹤，而且也有利于按質按量的在規定時間內完成任務。 （3）wbs可視化有利于多方溝通 在軟件開發過程中，一般要歷時一段時間，這會涉及到大量的資源和人員。因為原先設想的開發環境會隨著項目進展發生很大的變化，這時就非常需要一個簡潔高效的溝通工具。而圖表化的wbs能把開發過程中的各類信息通過顯形化、圖象化表現出來，這就使得用戶和各方參與者有了一個簡潔易懂的信息溝通聯接器。 （4）明確劃分和落實人員職責 wbs分解的核心思想之一是體現在人員職責的明確劃分和落實，這正是圖表化wbs的強項之一。責任到人是軟件開發管理的核心，軟件開發中最怕的就是“沒人認賬，沒人負責”。要避免這個問題的出現，就要在每一層次wbs分解過程中都考慮到人員責任的劃分和歸屬，盡可能每一個最底層的節點任務都有唯一責任人（或部門）相對應。 （5）有利于全過程進度監控 開發管理很重要一點就是在確保質量的前提下做好進度監控，進度滯后的軟件項目是許多項目經理心中永遠的痛。因此，無論是小的開發項目還是大的開發項目，進度控制是一個重要的工作。當應用可視化wbs時，由于任務結構劃分一目了然，進度監控自然也就能一目了然。 而且當開發項目規模越大時，可視化wbs就更重要了。通過查看wbs圖形（如用不同的顏色區分），項目經理就能在項目過程中及時了解項目實際進展，并與進度計劃進行比較，對出現偏差的原因和影響進行分析，及時找出調整方法并對原計劃進行變更，如此不斷循環，就按計劃進行項目驗收。 怎樣制作軟件開發的可視化wbs？ 許多資深開發人員都會認為“沒有wbs，就沒有軟件開發管理”。因此，如何制定正確的可視化wbs就成為軟件開發管理的核心過程。構建可視化wbs有很多不同的方法，對于軟件開發管理比較成熟的軟件公司，針對不同類型的開發項目都有不同的可視化wbs模版供項目經理參考。這里與大家分享我制定項目開發的可視化wbs的過程。 （1）列出樹形圖表化的目標任務清單 目標清單（working list）是開發活動需要產出的工作結果，可以是開發最終交付成果的組成部分，也可以是開發中間過程的階段性結果。目標清單有大有小，有的相互關聯，有隸屬的關系，但核心一點是要列出樹形結構圖表。在列出開發工作清單的過程，可以是頭腦風暴的方法，由項目組成員和資深技術專家共同完成。在分解項目目標時，如果有現成的模板應該盡量利用，這樣可以大大提高工作效率。 （2）畫出圖形化的工作任務分解結構圖 針對項目目標進行任務分解得到wbs，然后畫出圖形化的wbs的層次結構圖。簡單說，是將主要項目可交付成果細分為更小的、易于管理的工作包，工作包必須詳細到可以對該工作包進行估算(成本和歷時)、安排進度、預算、分配負責人員或部門。如果有必要，可建立一個樹形的邏輯編碼系統。最后，需要不斷地對可視化的wbs更新或修正，直到覆蓋所有工作。 （3）畫出圖表化的人員職責分解結構圖 當可視化wbs中的工作任務確定了后，這時就需要對完成任務的責任人也用圖表化來明確。例如，具體明確由那些人來完成哪些任務，將得到什么樣的可交付成果。因為人員職責的圖表結構化也是可視化wbs的一個特點，也是關鍵的一步。 （4）建立圖表化的wbs字典 一般來說，如果wbs含有數百（或數千）條詳細的活動，那么各方人員溝通和理解就是一件繁重的工作。在這種情況下，把所有重要信息放入一個圖表化的wbs字典中會有好處，因為圖表化的wbs字典會對項目范圍和工作任務清晰的定義發揮著的重要作用。 總之，可視化的wbs能體現出開發任務、人員職責的明確劃分和落實。它是貫穿開發全過程的一條主線，能將開發計劃、過程控制、業績評價串聯起來形成有效的管理。簡單說，就是可視化wbs是把一個比較復雜的軟件開發項目逐步分解為比較簡單的過程, 讓原來看起來不可控的一件事情變得清晰直觀和可控。 該文章在 2010/7/25 2:12:35 編輯過 |
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